Asiakastieto- ja lainausjärjestelmärekisteri
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Asiakastieto- ja lainausjärjestelmärekisterin tarkoituksena on Eduskunnan kirjaston asiakastietojen hallinnointi sekä asiakkaan informointi asiakassuhteeseen liittyvistä velvollisuuksista, palveluista ja tapahtumista. Käytettävä tietojärjestelmä toimii kirjastojärjestelmänä, jolla hoidetaan kaikki kirjaston perustoiminnot. mm. hankinta, luettelointi, lainaus, kausijulkaisujen saapumisvalvonta, asiakasilmoitusten lähettäminen ja tilastotietojen kokoaminen sekä asiakkaiden ilmaisten tulosteiden ja kopioiden lukumäärän hallinta. Lisäksi käytössä on tulosteisiin, skannaukseen ja kopiointiin liittyvien oikeuksien ja niiden käytön hallintasovellus.
Käsittelyn oikeusperuste tai -perusteet:
- rekisteröidyn suostumus (rekisteröity antaa suostumuksensa liittyessään asiakkaaksi), tietosuojaasetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta
- yleistä etua koskeva tehtävä tai julkinen valta, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohta ja Eduskunnan kirjastosta annetun lain (717/2000) 1 §
2. Käsiteltävät henkilötiedot ja mistä henkilötiedot saadaan
Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköposti, asiakasryhmä, tilastointiryhmä, kirjastokortin numero, tiedot lainatusta ja varatusta aineistosta sekä lisätietoja asiakassuhteesta. Asiakastietoihin voi liittyä myös asiakkaan asiointiin liittyviä huomautuksia, jos siihen on jotain erityisiä syitä. Henkilötunnukset säilytetään vain asiakkaan antamalla paperilomakkeella.
Tiedot on saatu suoraan rekisteröidyltä. Kokoelmatietojen lähteenä on kirjaston kokoelmiin liitettävä aineisto.
Tulosteisiin, skannaukseen ja kopiointiin liittyvien oikeuksien hallintasovelluksessa on tieto asiakkaan ottamien tulosteiden määrästä, joka palautuu kuukausittain oletusarvoon.
3. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Kokoelmatiedot ovat julkisia, ja asiakas- ja lainatiedot ovat salassa pidettäviä (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999 24 §, kohta 32). Eduskunnan kirjaston ja arkistohallinnan rekistereihin tallennettuihin, salassa pidettäviin tietoihin on käyttöoikeus vain niitä työtehtäviinsä tarvitsevilla työntekijöillä. Asiakastietoja siirretään asiakaspalveluliittymä Finnaan säännönmukaisesti. Palautumatta jääneen kirjaston aineiston osalta, tietoja voidaan myös luovuttaa ulkopuolisille perintätoimistolle.
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle
viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.
4. Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
5. Henkilötietojen säilyttämisaika
Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja 5 vuotta viimeisen lainaustapahtuman jälkeen. Asiakassuhteen päätyttyä asiakastiedot poistuvat säännöllisen poistamisen seurauksena. Asiakastiedot voidaan myös poistaa asiakkaan omasta pyynnöstä, mikäli asiakkaalla ei ole enää järjestelmässä lainoja tai varauksia.
6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista
8. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Eduskunnan kanslia
Eduskunnan kirjasto
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh.
+358 9 4321
(vaihde)
Sähköposti: kirjasto@eduskunta.fi
Tietosuojavastaava
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh.
+358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: tietosuojavastaava@eduskunta.fi
Eduskunnan turvaviesti on turvallinen tapa toimittaa arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja eduskunnan kansliaan. Lue ennen palvelun käyttämistä
ohje turvaviestin lähettämiseen.
19.9.2022