4.1
Keskeiset ehdotukset
Esityksessä ehdotetaan, että kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta annetussa laissa säädetään varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmästä, jonka avulla voitaisiin kerätä ja tuottaa tietoa varhaiskasvatuksen kehittämisen tueksi niin paikallisella kuin kansallisella tasolla. Varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmän tehtävänä olisi tukea varhaiskasvatuksen järjestäjiä ja palveluntuottajia sekä Kansallista koulutuksen arviointikeskusta niiden nykyisten lakisääteisten arviointitehtävien toteuttamisessa.
Järjestelmä tarjoaisi varhaiskasvatuksen järjestäjille ja palveluntuottajille työkalun toteuttaa varhaiskasvatuslain 24 §:ssä säädettyä arviointivelvoitetta. Laadunarviointijärjestelmä olisi ennen kaikkea väline, jota voisi hyödyntää varhaiskasvatuksen arvioinnin ja sitä seuraavan kehittämisen tukena. Vastuu laadunhallinnan suunnittelusta ja toteuttamisesta säilyisi paikallisella tasolla. Kun varhaiskasvatuksen järjestäjä tai palveluntuottaja arvioisi tuottamaansa varhaiskasvatusta järjestelmän avulla, arviointiteeman ja -työkalujen valinta tehtäisiin paikallisella tasolla järjestäjän tai palveluntuottajan ja näiden toimipaikkojen kehittämisen tarpeista käsin. Arviointikeskus voisi käyttää järjestelmää soveltuvin osin ulkoisten varhaiskasvatusta koskevien kansallisten ja alueellisten teema- ja järjestelmäarviointien toteuttamiseen, varhaiskasvatuksen järjestäjien ja palveluntuottajien tukemiseen sekä varhaiskasvatuksen arvioinnin kehittämiseen.
Järjestelmä sisältäisi tutkimusperustaisia kansallisia arviointityökaluja, joiden avulla varhaiskasvatuksen järjestäjät, palveluntuottajat sekä arviointikeskus tuottaisivat jatkossa systemaattista ja kumuloituvaa tietoa varhaiskasvatuksesta sekä varhaiskasvatustoiminnasta. Järjestelmä on kansallisella tasolla uusi, eikä vastaavaa kansallista järjestelmää ole olemassa muille koulutusasteille.
Arviointikeskus voisi käyttää järjestelmään kertynyttä tietoa varhaiskasvatukseen liittyvien lakisääteisten tehtäviensä suorittamiseen. Lisäksi arviointikeskus muodostaisi järjestelmän tiedoista tietoaineistoja varhaiskasvatuksen ja varhaiskasvatuksen laadunarvioinnin kehittämisen tueksi.
Varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmällä tehtävät arvioinnit toteutettaisiin kehittävän arvioinnin periaatteen mukaisesti. Järjestelmällä toteutettavien arviointien tarkoituksena on tuottaa sellaista tietoa, jota varhaiskasvatuksen järjestäjät ja yksityiset palveluntuottajat sekä heidän henkilöstönsä voivat hyödyntää kehittäessään toimintaansa ja sen laatua.
Järjestelmässä on tarkoitus hyödyntää olemassa olevia rekistereitä ja tietojärjestelmiä. Lakiin ehdotetaan lisättäväksi säännökset, jotka mahdollistaisivat varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettujen tietojen käyttämisen laadunarviointijärjestelmällä toteutettavissa arvioinneissa.
Lisäksi ehdotetaan säädettäväksi varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmän yhteisrekisterinpitäjyydestä sekä rekisterinpitoon liittyvistä tehtävistä ja vastuista, jotka perustuisivat tietosuoja-asetuksen sisältämään yleisesti sovellettaviin säännöksiin. Itsearvioinneissa käsiteltävien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjinä toimisivat Kansallinen koulutuksen arviointikeskus ja arvioinnin toteuttava varhaiskasvatuksen järjestäjä tai palveluntuottaja yhdessä. Ulkoisissa arvioinneissa arviointikeskus toimisi yksin rekisterinpitäjänä.
4.2
Pääasialliset vaikutukset
4.2.1
Taloudelliset vaikutukset
Varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmää kehitetään osana pääministeri Sanna Marinin hallituksen hallitusohjelman mukaista varhaiskasvatuksen laatua ja tasa-arvoa parantavaa Oikeus Oppia -kehittämisohjelmaa. Järjestelmän kehitykseen on varattu vuosille 2020—2022 rahoitusta yhteensä 1 278 000 euroa. Kehityksen kustannukset rahoitetaan opetus- ja kulttuuriministeriön momentilta 29.10.20.5. Laadunarviointijärjestelmän kehittämisen kustannuksista vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö.
Järjestelmän arvioidut ylläpitokustannukset vuodesta 2023 alkaen ovat 450 000 euroa vuodessa sisältäen tähän liittyvän teknisen tuen ja arviointikeskuksen asiantuntijan työpanoksen järjestelmässä. Rahoitus sisältyy vuosien 2023—2026 julkisen talouden suunnitelmaan momentilla 29.01.03. osana esi- ja perusopetuksen sekä varhaiskasvatuksen digihankkeita.
Varhaiskasvatuksen järjestäjät ja palveluntuottajat ovat jo nyt varhaiskasvatuslain 24 §:n nojalla velvollisia arvioimaan tuottamaansa toimintaa. Järjestelmä toimisi välineenä tämän lakisääteisen velvoitteen täyttämiseen. Laadunarviointijärjestelmän käyttö olisi kunnille ja yksityisille palveluntuottajille maksutonta ja itsearviointien osalta vapaaehtoista. Järjestelmän käyttöönotto etenkin itsearviointeihin voi edellyttää kohtuullista ja osin kertaluonteista työmäärän lisäystä varhaiskasvatuksen järjestäjiltä ja palveluntuottajilta, sillä uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyy muun muassa perehtymistyötä, hallinnollista työtä, kuten käyttöoikeuksien myöntämistä, sekä käyttöönottokoulutuksia. Tälle ei voida antaa tarkempaa työmääräarviota, sillä käyttöönottoon liittyvät käytännöt riippuvat muun muassa varhaiskasvatuksen järjestäjän tai palveluntuottajan sisäisistä järjestelyistä sekä koosta.
Keskitetyn järjestelmän käyttäminen saattaa kansallisella tasolla tuottaa kustannussäästöjä, sillä järjestelmän käyttöönottamalla kunnan tai yksityisen palveluntuottajan ei tarvitse hankkia omaa erillistä järjestelmää arviointitiedon keräämiseen tai hallinnoida itse varhaiskasvatuksen laatukriteerien sisältöä. Arviointitietojen keräämiseen käytetty virkatyön tarve voi vähentyä, kun käytössä on sähköinen järjestelmä ja yhtenäiset työkalut. Lisäksi seurantatiedon kertyminen järjestelmään mahdollistaisi varhaiskasvatuksen kehittämisen pitkäjänteisesti. Järjestelmässä hyödynnettäisiin arvioinnin toteuttajan varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallentamia tietoja taustatietoina. Tämä vähentää arvioinnin toteuttamiseen vaadittavaa työpanosta. Esityksellä ei siksi arvioida olevan kuntiin tai yksityisiin varhaiskasvatuksen palveluntuottajiin taloudellisia vaikutuksia.
Varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettujen tietojen hyödyntäminen varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmässä edellyttää rajapinnan kehittämistä. Varhaiskasvatuslain 73 §:n 2 momentin mukaan Opetushallitus ylläpitää varhaiskasvatuksen tietovarantoon liittyvää varhaiskasvatustietojen luovutuspalvelua, jonka avulla tietovarannon tietoja voi luovuttaa teknisen rajapinnan avulla tai katseluyhteydellä tiedonhallintalain 22 ja 23 §:n mukaisesti. Rajapinnan kehittämiskustannuksen arvioidaan olevan Opetushallitukselle 15 000 euroa. Kehittämiskustannukset katetaan järjestelmän kehittämisbudjetista.
4.2.2
Viranomaisvaikutukset
Vaikutukset varhaiskasvatuksen järjestäjiin ja palveluntuottajiin
Järjestelmä toimisi välineenä varhaiskasvatuslain 24 §:ssä varhaiskasvatuksen järjestäjille ja palveluntuottajille säädetyn arviointivelvoitteen täyttämisessä. Järjestelmän käyttöönotto ei laajentaisi varhaiskasvatuksen järjestäjien ja palveluntuottajien lakisääteistä arviointivelvoitetta. Järjestelmän käyttö olisi järjestäjille ja palveluntuottajille maksutonta ja itsearviointien osalta vapaaehtoista. Järjestelmää itsearviointeihin käyttäville varhaiskasvatuksen järjestäjille ja palveluntuottajille tulisi yhteisrekisterinpitäjyyden myötä esityksessä ehdotetut rekisterinpitäjän vastuut ja velvollisuudet. Olemassa olevan arviointivelvoitteen takia voidaan katsoa, että varhaiskasvatuksen järjestäjien tai palveluntuottajien tulee jo nyt toimia toteuttamiensa itsearviointien rekisterinpitäjänä. Järjestelmän käyttöönotto ei näin toisi niille uusia tehtäviä vaan helpottaisi itsearviointitiedon keräämistä. Järjestelmä edellyttää käyttäjiltä kuitenkin osaamista ja resursseja käsitellä kerättyä arviointitietoa, jotta sen pohjalta voidaan muodostaa arviointitulokset.
Varhaiskasvatuslain 24 §:n mukaan varhaiskasvatuksen järjestäjien ja palveluntuottajien tulee osallistua ulkopuoliseen toimintansa arviointiin, mikä yleisimmin tarkoittaa Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen suorittamaa arviointia. Ehdotetun järjestelmän käyttöönotto ei muuttaisi tätä nykyistä varhaiskasvatuksen järjestäjien ja palveluntuottajien lakisääteistä velvoitetta osallistua arviointikeskuksen toteuttamiin ulkoisiin arviointeihin. Esitys tarjoaisi arviointikeskukselle välineen toteuttaa arviointeja järjestelmän avulla. Jos arviointikeskus toteuttaisi ulkoisen arvioinnin järjestelmällä, varhaiskasvatuksen järjestäjien ja palveluntuottajien tulisi myös jatkossa osallistua näihin arviointeihin.
Vaikutukset Kansalliseen koulutuksen arviointikeskukseen
Kansalliselle koulutuksen arviointikeskukselle tulisi uusi tehtävä järjestelmän ylläpitäjänä ja rekisterinpitäjänä. Lisäksi arviointikeskus tuottaisi tietoaineistoja järjestelmään tallennetusta tiedosta. Järjestelmän kehitystyön ei arvioida aiheuttavan arviointikeskukselle merkittävää uutta työtä lain voimaantulon jälkeen, sillä arviointikeskus on yhteistyössä opetus- ja kulttuuriministeriön kanssa valmistellut ja kehittänyt laadunarviointijärjestelmää vuodesta 2020. Arviointikeskukselle ehdotetut keskeiset uudet lakisääteiset tehtävät liittyisivät järjestelmän ylläpitovaiheeseen vuodesta 2023 eteenpäin. Tehtävän suorittamiseksi Kansalliselle koulutuksen arviointikeskukselle varattaisiin 0,5—1 henkilötyövuotta, jotka sisältyisivät osiossa 4.2.1. kuvattuihin ylläpitokustannuksiin.
Muut viranomaisvaikutukset
Opetushallitus ylläpitää varhaiskasvatustietojen luovutuspalvelua, jonka avulla tietovarannon tietoja voi luovuttaa teknisen rajapinnan avulla tai katseluyhteydellä tiedonhallintalain 22 ja 23 §:n mukaisesti. Ehdotetun järjestelmän arvioidaan Opetushallitukselle tarkoittavan luvussa 4.2.1. tarkoitetun rajapinnan kehittämistä ja siihen liittyvää tiedon luovutuksen lainmukaisuuden tarkastelua. Lisäksi arviointikeskus on Opetushallituksen alainen erillisyksikkö ja arviointikeskuksen tiedonhallintalain mukaisena tiedonhallintayksikkönä toimii Opetushallitus. Opetushallituksen tulisi päivittää yhdessä arviointikeskuksen kanssa tiedonhallintalain 5 §:n mukainen tiedonhallintamalli järjestelmän osalta.
Osana ehdotuksessa esitetyn järjestelmän käyttöönottoa varhaiskasvatuksen tietovarantoon lisättäisiin uusi tallennettava tietokenttä, työntekijän työsähköpostiosoite. Sähköpostisoite haettaisiin laadunarviointijärjestelmään tilanteessa, jossa työntekijän taustatiedot on tallennettu tietovarantoon. Työntekijän sähköpostiosoite kuuluu varhaiskasvatuslain 70 §:n 2 momentin 1 kohdassa tarkoitettuihin yhteystietoihin ja sen tallentaminen ei näin ollen edellyttäisi varhaiskasvatuslain muutosta, eikä asian huomioimista tässä esityksessä ehdotetuissa pykälissä. Varhaiskasvatuksen tietovarannon rekisterinpitäjille, eli Opetushallitukselle sekä varhaiskasvatuksen järjestäjille ja palveluntuottajille, tiedon lisäämisen arvioidaan tuottavan kertaluonteisen ja työmäärältään kohtuullisen tehtävän. Tiedon lisääminen edellyttäisi Opetushallitukselta tietovarannosta annetun dokumentaation päivitystä sekä tietokentän lisäämistä tietovarantoon ja sen käyttöliittymään. Varhaiskasvatuksen järjestäjältä ja palveluntuottajalta tiedon lisääminen edellyttäisi uuden tiedon tallentamista tietovarantoon. Tiedon lisäämisen tietovarantoon arvioidaan varhaiskasvatuksen järjestäjillä ja palveluntuottajilla vähentävän laadunarviointijärjestelmässä itsearviointien lähettämiseen liittyvää manuaalista työtä sekä ulkoisissa arvioinneissa arviointikeskuksesta heille kohdistuvia tietopyyntöjä arviointiin osallistuvien työntekijöiden sähköpostiosoitteista. Sähköpostiosoitteen tallentaminen varhaiskasvatuksen tietovarantoon ei olisi aluksi pakollista, sillä järjestelmän käyttö itsearviointeihin on varhaiskasvatuksen järjestäjille ja palveluntuottajille vapaaehtoista. Sähköpostiosoitteen lisäämisen tiedonhallintavaikutuksia on kuvattu luvussa 4.2.4.
4.2.3
Vaikutuksen lapsiin ja perheisiin
Ehdotuksessa ehdotetaan perustettavaksi varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmä, jonka avulla kehitetään varhaiskasvatuksen laatua sekä varhaiskasvatuksen arviointia. Varhaiskasvatuksen vaikuttavuutta koskevat tutkimukset ja suositukset painottavat sitä, että vain laadukas varhaiskasvatus tuottaa positiivisia vaikutuksia lapsen kehitykseen, oppimiseen ja hyvinvointiin. Laatutekijöiden kokonaisvaikutus on merkityksellinen vaikuttavuuden näkökulmasta, ei niinkään yksittäinen laatutekijä. Keskeisiksi laatutekijöiksi nostetaan tutkimuksissa usein henkilöstön osaaminen ja koulutus, työolot ja ammatilliset kehittymismahdollisuudet. Lisäksi lapsiryhmien koko sekä kasvatus- ja opetushenkilöstön ja lasten välinen suhdeluku ovat merkittäviä laatutekijöitä. Myös varhaiskasvatuksen pedagogiset käytännöt, sensitiivinen vuorovaikutus ja lasten osallisuus sekä yhteistyö huoltajien kanssa ovat keskeisiä laadun edellytyksiä. Karila, K. (2016). Vaikuttava varhaiskasvatus. Tilannekatsaus toukokuu 2016. Opetushallituksen raportti ja selvitys 2016:6. Nämä laatutekijät vaikuttavat olennaisesti varhaiskasvatuksen toimintakulttuurin muodostumiseen. Laadukkaista elementeistä koostuva varhaiskasvatuksen toimintakulttuuri mahdollistaa lasten, huoltajien ja ammattilaisten osallisuuden toiminnan arviointiin ja kehittämiseen.
Yhdenvertaisuuden edistäminen
Ehdotettavan varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmän yhtenä tavoitteena on mahdollistaa varhaiskasvatuksen arviointiperusteinen kehittäminen ja siten edistää lasten yhdenvertaisia mahdollisuuksia osallistua heidän sen hetkistä hyvinvointiaan ja hyvää arkeaan tukevaan laadukkaaseen varhaiskasvatukseen. Järjestelmä sisältäisi kansallisesti yhtenäisiä, tutkimusperusteisia arviointityökaluja, joilla varhaiskasvatuksen järjestäjät ja palveluntuottajat ympäri Suomea voivat toteuttaa itsearviointejaan.
Tutkimusten mukaan laadukkaaseen varhaiskasvatukseen osallistumisella on yhteys lasten kognitiiviseen kehitykseen ja myöhempään koulumenestykseen. Esimerkiksi Sylva, K., Melhuish, E. C., Sammons, P., Siraj-Blatchford, I. & Taggart, B. (2004). The Effective Provision of Pre-School Education (EPPE) Project. Effective Pre-School Education. London: DfES /Institute of Education, University of London sekä Hall, J.S., Sylva, K., Sammons, P., Melhuish, E., Siraj-Blatchford, I. & Taggart, B. (2013). Can preschool protect young children’s cognitive and social development? Variation by center quality and duration of attendance. School Effectiveness & School Improvement, 24(2), 155—176. Varhaiskasvatuksella on osoitettu olevan positiivisia hyötyjä erityisesti heikommista sosioekonomisista taustoista tuleville lapsille. Esimerkiksi Burger, K. (2010). How does early childhood care and education affect cognitive development? An international review of the effects of early interventions for children from different social backgrounds. Early Childhood Research Quarterly, 25, 140—165 sekä Kosonen, T. & Huttunen, K. (2018). Kotihoidon tuen vaikutus lapsiin. Tutkimuksia 115. Palkansaajien tutkimuslaitos. Lisäksi varhaiskasvatus on tutkimusten pohjalta hyvä keino ehkäistä lasten syrjäytymistä. Esimerkiksi Karila, K. (2016). Vaikuttava varhaiskasvatus. Tilannekatsaus toukokuu 2016. Opetushallituksen raportti ja selvitys 2016:6 sekä Sipilä, J. & Österbacka, E. (2013). Enemmän ongelmien ehkäisyä, vähemmän korjailua? Perheitä ja lapsia tukevien palvelujen tuloksellisuus ja kustannusvaikuttavuus. Valtiovarainministeriön julkaisuja 11, Helsinki. Arviointikeskuksen arvioinnin mukaan varhaiskasvatuksen laadussa on kuitenkin havaittu olevan paikoin puutteita. Repo, L., Paananen, M., Eskelinen, M., Mattila, V., Lerkkanen, M., Gammelgård, L., Ulvinen, J., Marjanen, J., Kivistö, A., Hjelt, H. (2019). Varhaiskasvatuksen laatu arjessa: Varhaiskasvatussuunnitelmien toteutuminen päiväkodeissa ja perhepäivähoidossa. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus. Järjestelmän kautta toteutetulla arvioinnilla ja sitä seuraavalla tietopohjaisella kehittämisellä voidaan tukea varhaiskasvatuksen kehittämistä tasaisesti koko maassa. Esitys vahvistaisi näin lasten yhdenvertaisuutta varhaiskasvatuksessa.
Lasten kuuleminen, osallisuus sekä vaikutusmahdollisuuksien edistäminen
Esityksessä ehdotettua järjestelmää voisi tulevaisuudessa käyttää arviointeihin, joissa arviointitiedon tuottajina toimisivat varhaiskasvatuksessa olevat lapset tai heidän huoltajansa. Tämä lisäisi lasten ja huoltajien osallisuutta ja heidän näkökulmiensa esiintuomista varhaiskasvatuksen arvioinnissa, kehittämisessä ja toteuttamisessa. Tämä toteuttaisi varhaiskasvatuslain 3 §:n 1 momentin 9 kohtaan kirjattua tavoitetta, jonka mukaan varhaiskasvatuksen tavoitteena on varmistaa lapsen mahdollisuutta osallistua ja saada vaikuttaa itseään koskeviin asioihin. Lasten osallisuuden ja lapsilta saatavan tiedon edistäminen on olennaista, jotta varhaiskasvatusta suunniteltaessa, järjestettäessä tai tuotettaessa ja siitä päätettäessä voidaan huomioida lapsen etu varhaiskasvatuslain 4 §:n mukaisesti.
Esitys edistäisi myös varhaiskasvatuslain 20 §:n 1 momenttiin kirjattua osallisuuden ja vaikuttamisen edistämistä, jonka mukaan lapsen mielipide ja toivomukset on selvitettävä ja otettava huomioon hänen ikänsä ja kehityksensä edellyttämällä tavalla hänen varhaiskasvatustaan suunniteltaessa, toteutettaessa ja arvioitaessa. Arviointikeskuksen arviointien mukaan lasten osallisuus toiminnan suunnittelussa ja arvioinnissa ei kaikkialla toteudu varhaiskasvatuslain edellyttämällä tavalla. Juutinen, J., Siippainen, A., Marjanen, J., Sarkkinen, T., Lundkvist, M., Mykkänen, A., Raitala, M., Rissanen, M-J., & Ruokonen, I. (2021). Pedagogisia jatkumoita ja ilmaisun iloa! Viisivuotiaiden pedagogiikka ja taito- ja taidekasvatuksen nykytila varhaiskasvatuksessa. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus. Julkaisut 9:2021 sekä Repo, L., Paananen, M., Eskelinen, M., Mattila, V., Lerkkanen, M., Gammelgård, L., Ulvinen, J., Marjanen, J., Kivistö, A., Hjelt, H. (2019). Varhaiskasvatuksen laatu arjessa: Varhaiskasvatussuunnitelmien toteutuminen päiväkodeissa ja perhepäivähoidossa. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus.
Järjestelmän käyttö voi kuitenkin heikentää lapsen etua, jos arviointi toteutetaan yksipuolisesti. Varhaiskasvatuksen laadun ajassa ja kulttuurissa muotoutuvan luonteen vuoksi kriteeriperusteisten arviointityökalujen ulkopuolelle voi jäädä sellaisia asioita, joiden arvioiminen on lapsen edun ja oikeuksien toteutumisen sekä lapsen kohtaaman laadun kannalta välttämätöntä. On tärkeää huolehtia siitä, että varhaiskasvatuksen arviointia toteutetaan monipuolisesti ja myös muilla tavoilla kuin laadunarviointijärjestelmän kautta. Näin voidaan varmistaa, että arvioinnilla voidaan tavoittaa lapsen tai lapsiryhmän kokemus tilanteesta, riippumatta siitä, millaisilla kriteereillä toimintaa arvioidaan.
Mikäli ehdotettua järjestelmää hyödynnetään lasten kuulemisessa, laadun arvioinnissa tulee aina huomioida pienten lasten parissa tapahtuvan toiminnan sensitiivinen luonne. Sensitiivinen lähestymistapa tulee huomioida erityisesti siinä, miten ja millaista tietoa lapsilta kerätään osana arviointia. Tiedonkeruun tilanne tulisi olla lapsen näkökulmasta myönteinen eikä asettaa lasta hankalaan tilanteeseen. Lisäksi lapsille tulisi tarjota heille ymmärrettävällä tavalla tietoa siitä, miten tietoa tullaan hyödyntämään osana arviointia ja varhaiskasvatuksen kehittämistä. Kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta annetun lain 2 §:n 3 kohdan mukaan arviointikeskuksen tehtävänä on tukea varhaiskasvatuksen järjestäjiä arviointia ja laadunhallintaa koskevissa asioissa. Arviointikeskus tuottaa tutkimusperusteista materiaalia siihen, kuinka lapsia voitaisiin lapsen ikä ja kehitys huomioiden ottaa tarkoituksenmukaisesti mukaan varhaiskasvatuksen arviointiin ja huolehtii tarvittavasta koulutuksesta ja ohjeistuksesta arvioinnin toteuttajille lasten kuulemisessa ja heidän osallistuessaan arviointeihin.
Myös lasten vanhemmille tai muille huoltajille järjestelmä mahdollistaisi osallistumisen ja vaikuttamisen oman lapsensa varhaiskasvatuksen suunnitteluun, toteuttamiseen ja arviointiin varhaiskasvatuslain 20 §:n 2 momentin mukaisesti. Esitys vahvistaisi varhaiskasvatuslain 20 §:n 3 momentin mukaista lasten ja heidän vanhempiensa tai muiden huoltajien säännöllistä mahdollisuutta osallistua varhaiskasvatuksen suunnitteluun ja arviointiin.
Järjestelmän käytön vaikutukset lapsiin ja perheisiin
Järjestelmään ei tallennettaisi varhaiskasvatuksen tietovarannosta lasten tai huoltajien taustatietoja. Toimenpiteellä minimoitaisiin järjestelmään tallentuvia henkilötietoja ja varmistettaisiin, että arviointi ei kohdistu lapseen, vaan varhaiskasvatustoimintaan. Esitys vahvistaisi näin lapsen ja hänen perheensä etua ja tietosuojaa.
Järjestelmän käyttö voi heikentää lapsen etua, mikäli arviointijärjestelmän tai sillä toteutettujen arviointien vaikutuksia ja vaikuttavuutta ei seurata. Arviointikeskus kerää palautetta arviointityökalujen toimivuudesta sekä siitä, miten, millä laajuudella ja mihin tarkoitukseen järjestelmää käytetään.
4.2.4
Tietosuoja- ja tiedonhallintavaikutukset
Kansallinen liikkumavara
Laadunarviointijärjestelmään liittyvä henkilötietojen käsittely kuuluisi yleisen tietosuoja-asetuksen (luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679) soveltamisalaan. Kun on kyse tietosuoja-asetuksen soveltamisalaan kuuluvasta henkilötietojen käsittelystä, kansallinen erityislainsäädäntö on mahdollista silloin, kun tietosuoja-asetus nimenomaisesti jättää jäsenvaltioille kansallista sääntelyliikkumavaraa.
Sääntelyliikkumavaraa voidaan ensinnäkin käyttää, kun henkilötietojen käsittely perustuu tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan, eli kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Esityksessä ehdotetaan, että kansallisesta koulutuksen arviointikeskuksesta annetussa laissa säädettäisiin varhaiskasvatuksen laadunarviointijärjestelmästä, jonka avulla varhaiskasvatuksen järjestäjät ja palveluntuottajat sekä arviointikeskus voisivat täyttää niiden nykyisiä lakisääteisiä arviointitehtäviään. Henkilötietojen käsittely olisi tarpeen järjestelmässä toteutettavissa arvioinneissa. Esityksessä ehdotetaan henkilötietojen käsittelyä koskevaa erityissääntelyä laadunarviointijärjestelmään tallennettavista henkilötiedoista ja henkilötietojen käyttötarkoituksesta. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena olisi varhaiskasvatuksen järjestäjien ja palveluntuottajien osalta varhaiskasvatuslain 24 §:ssä säädetyn arviointivelvoitteen ja Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen osalta sitä koskevan lain 2 §:n 1 kohdassa säädetyn tehtävän toteuttaminen. Ehdotetussa 7 §:ssä säädettäisiin laadunarviointijärjestelmän käytöstä edellä mainittuihin tehtäviin. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus järjestelmällä toteutettavien sekä ulkoisten että itsearviointien osalta perustuisi siis tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohtaan.
Lisäksi lakiehdotuksen 7 §:ssä ehdotetaan säädettävän arviointikeskuksen tehtäväksi tuottaa laadunarviointijärjestelmällä tehdyistä arvioinneista tietoaineistoja, joita voitaisiin hyödyntää arviointikeskuksesta annetun lain 2 §:n 1, 3 ja 4 kohdissa säädettyjen varhaiskasvatukseen liittyvien tehtävien suorittamiseen. Tietoaineistojen tuottaminen edellyttäisi henkilötietojen käsittelyä, sillä vaikka vastauksiin ei tallentuisi niin sanottuja suoria tunnistetietoja, voi järjestelmään tallentuva vastaustieto olla välillisesti tunnistettavissa, jolloin sitä käsitellään henkilötietona. Mainittu pykälä toimisi henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena.
Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 3 kohdan mukaisesti lakisääteiseen velvoitteeseen perustuvalle lainsäädännölle on, että sen on täytettävä yleisen edun mukainen tavoite ja sen on oltava oikeasuhtaista sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden. Lisäksi kansallisen erityissääntelyn on oltava selkeää, täsmällistä ja sen soveltamisen on oltava ennakoitavaa. Ottaen huomioon tietosuoja-asetuksen suoran sovellettavuuden sekä perustuslakivaliokunnan lailla säätämistä koskevan viimeaikaisen tulkintakäytännön (ks. erityisesti PeVL 14/2018 vp), erityissääntely tulisi rajoittaa vain välttämättömimpään.
Järjestelmää koskevalla sääntelyllä olisi yleisen edun mukainen tavoite, sillä järjestelmän kautta toteutetuilla arvioinneilla ja niitä seuraavalla tietopohjaisella kehittämisellä voitaisiin kehittää varhaiskasvatuksen laatua paitsi paikallisella myös kansallisella tasolla. Sääntelyn voidaan katsoa olevan oikeasuhtaista, koska se on rajattu koskemaan vain niitä henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia arvioinnin toteuttamisen ja järjestelmän käyttötarkoituksen kannalta. Vaikka järjestelmää voitaisiin tulevaisuudessa käyttää arviointeihin, joissa arviointeihin vastaisivat varhaiskasvatuksessa olevat lapset tai heidän huoltajansa, ei järjestelmässä käsiteltäisi tai siihen tallennettaisi heidän taustatietojaan.
Yhteisrekisterinpitäjyys
Sääntelyliikkumavaraa käytettäisiin myös laadunarviointijärjestelmän yhteisrekisterinpitäjistä säädettäessä. Laadunarviointijärjestelmän yhteisrekisterinpitäjinä toimisivat järjestelmällä toteutettavissa itsearvioinneissa Kansallinen koulutuksen arviointikeskus sekä arvioinnin toteuttava varhaiskasvatuksen järjestäjä tai palveluntuottaja. Järjestelmällä toteuttavien ulkoisten arviointien osalta rekisterinpitäjänä toimisi Kansallinen koulutuksen arviointikeskus.
Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset rekisterinpitäjän velvoitteet tietojen sisällöstä ja virheettömyydestä kuuluisivat itsearvioinnin toteuttavalle kunnalle, kuntayhtymälle tai yksityiselle palveluntuottajalle. Ulkoisissa arvioinneissa vastaava velvoite kuuluisi Kansalliselle koulutuksen arviointikeskukselle. Itsearvioinnin toteuttava varhaiskasvatustoimija vastaisi myös rekisteröidyn oikeuksista varhaiskasvatuksen tietovarannosta haettujen henkilötietojen oikaisemisen osalta. Lisäksi varhaiskasvatustoimija vastaisi itsearvioinneissa rekisteröidyn informoinnista siten kuin tietosuoja-asetuksen III luvussa säädetään. On perusteltua, että kun kunkin varhaiskasvatustoimijan tietovarantoon tallentamia tietoja hyödynnetään itsearvioinneissa, vastaa tiedon tietovarantoon tallentanut varhaiskasvatustoimija myös laadunarviointijärjestelmässä näiden tietojen täsmällisyydestä, rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen sekä rekisteröidyn informoimisesta.
Järjestelmän ylläpitäjänä Kansalliselle koulutuksen arviointikeskukselle kuuluvia velvoitteita olisivat rekisterin käytettävyys, eheys ja muuttumattomuus sekä tietojen suojaaminen ja säilyttäminen. Arviointikeskus vastaisi myös tietosuoja-asetuksen 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen järjestelmään tallennettujen vastaustietojen osalta. Koska varhaiskasvatuksen järjestäjä tai palveluntuottaja ei pääsisi muokkaamaan annettuja vastauksia, pystyisi ainoastaan arviointikeskus oikaisemaan vastaukseen tallentuneen epätarkan tai virheellisen henkilötiedon. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus vastaisi myös järjestelmästä tapahtuvan tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta. Lisäksi arviointikeskus vastaisi muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista, joita ei säädetä varhaiskasvatuksen järjestäjän tai palveluntuottajan velvollisuudeksi.
Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen tiedonhallintalain mukainen tiedonhallintayksikkö on Opetushallitus, sillä Opetushallituksesta annetun lain mukaan Kansallinen koulutuksen arviointikeskus on Opetushallituksen erillisyksikkö. Kansallinen koulutuksen arviointikeskus noudattaa Opetushallituksen ohjeita tiedonhallinnan järjestämisestä ja ohjeistamisesta.
Järjestelmässä käsiteltävät henkilötiedot
Digitaalinen laadunarviointijärjestelmä sisältäisi kansalliset varhaiskasvatuksen laatuindikaattorit ja niiden pohjalta luodut arviointityökalut, tiedot toteutetuista ja käynnissä olevista arvioinneista sekä arvioinnin toteuttavan varhaiskasvatuksen järjestäjän tai palveluntuottajan arvioinnin vastaustiedot. Laadunarviointijärjestelmässä käsiteltäisiin järjestelmän käyttöoikeuksien haltijoiden henkilötietoja sekä arvioinnin tiedonkeruuvaiheessa arviointiin osallistuvien työntekijöiden henkilötietoja. Lisäksi järjestelmässä käsiteltäisiin perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien henkilötietoja tilanteessa, jossa arviointiin vastaa perhepäivähoitaja tai ryhmäperhepäiväkoti, jonka toimipaikan tai yrityksen varhaiskasvatuksen tietovarantoon tallennettu nimi sisältää kyseisen perhepäivähoitajan nimen.
Varhaiskasvatuksen tietovarannosta järjestelmään haettaisiin rajapinnan avulla arvioinnin toteuttavan järjestäjän tai palveluntuottajan taustatiedot sekä arviointiin vastaavan varhaiskasvatuksen työntekijän taustatiedot, jos vastaajan tiedot on tallennettu tietovarantoon. Tietovarantoon tallennetaan varhaiskasvatuksen järjestäjällä tai palveluntuottajalla palvelussuhteessa olevat kasvatus-, opetus- ja hoitohenkilöstöön kuuluvat työntekijät, varhaiskasvatuksen avustajat ja päiväkodin johtajat. Tiedonkeruun päätyttyä osa tiedonkeruuvaiheessa käsitellyistä henkilötiedoista poistettaisiin, eikä järjestelmään tallennettu vastaus sisältäisi vastaajan nimi- tai yhteystietoja.
Tietosuoja-asetuksen 4 artiklan mukaan henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Vaikka järjestelmään tallentuva vastaustieto ei sisältäisi suoria työntekijöiden tunnistetietoja, voivat vastaukset olla etenkin pienemmillä paikkakunnilla välillisesti yhdistettävissä vastaajaan, minkä takia vastauksia käsiteltäisiin järjestelmässä henkilötietona.
Jos arviointiin osallistuvien vastaajien taustatietoja ei tallenneta varhaiskasvatuksen tietovarantoon, tiedonkeruun käynnistämisvaiheessa vastaanottajien sähköpostiosoitteet lisättäisiin järjestelmään käsin. Jos arviointiin vastaavat huoltajat, varhaiskasvatuksen järjestäjä tai palveluntuottaja voi muodostaa huoltajille yhteisen ryhmälinkin vastaamiseen. Varhaiskasvatuksessa oleville lapsille tai heidän huoltajilleen ei haettaisi taustatietoja varhaiskasvatuksen tietovarannosta, eikä heidän henkilötietojaan käsiteltäisi järjestelmässä.
Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan c alakohdan mukaan henkilötietojen on oltava asianmukaisia, olennaisia ja rajoitettuja siihen, mikä on tarpeellista suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsitellään (tietojen minimointi). Ehdotettu 7 a § kattaisi kaikki ne henkilötiedot, joita laadunarviointijärjestelmässä olisi mahdollista käsitellä. Tietovarannosta haettavia taustatietoja olisi rajattu vain arvioinnin toteuttamisen kannalta tarkoituksenmukaisiin tietoihin.
Arvioinnin yhteydessä tietovarannon henkilötasoisia taustatietoja käsiteltäisiin kahdessa järjestelmän eri sovelluksessa: vastaussovelluksessa ja niin sanotussa taustatietosovelluksessa. Arvioinnin tiedonkeruuvaiheessa arvioinnin toteuttajan edustajaa, kuten päiväkodin johtajaa, varten erilliseen taustatietosovellukseenhaettaisiin varhaiskasvatuksen tietovarannosta arviointiin osallistuvan toimipaikan kaikkien työntekijöiden yksilöivä tunniste, kutsumanimi, sukunimi, sähköpostiosoite ja tehtävänimike. Yksilöivänä tunnisteena ei käytettäisi työntekijän henkilötunnusta. Nämä tiedottallennettaisiin järjestelmän erilliselle taustatietosovellukselle arvioinnin tiedonkeruun ajaksi vain niille työntekijöille, joille arviointi lähetetään. Arvioinnin tiedonkeruun päättymispäivämäärän jälkeen nämä taustatiedot poistettaisiin kyseiseltä sovellukselta. Tiedot tallennettaisiin tiedonkeruun ajaksi, jotta arvioinnin toteuttaja voi hallinnoida lähetystietoja ja esimerkiksi tarkastella, kenelle lähetys on epäonnistunut. Erillään taustatietosovelluksesta toimisi vastaussovellus. Sovelluksessa käsiteltäisiin järjestelmään tallentuvia vastauksia. Sovellukseen haettaisiin varhaiskasvatuksen tietovarannosta arviointilomakkeeseen vastaaville työntekijöille kyseisen henkilön tehtävänimike, tutkinto ja kelpoisuus, jos työntekijä löytyy tietovarannosta. Nämä tiedot tallentuisivat osaksi vastausta ja poistettaisiin vasta, jos arviointivastaus poistetaan. Vaikka yksittäiseen vastaukseen ei tallentuisi henkilön nimi- tai sähköpostitietoa, on mahdollista, että vastaaja olisi esimerkiksi pienellä paikkakunnalla välillisesti tunnistettavissa taustatietojen kautta. Vastauksia käsiteltäisiin siksi henkilötietona.
Tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaan erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja ovat esimerkiksi terveydentilaa tai etnistä taustaa kuvaavat tiedot. Järjestelmässä ei käsiteltäisi erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Järjestelmällä toteutettavissa itsearvioinneissa vastaajana ovat muun muassa varhaiskasvatuksen työntekijät, joiden voidaan katsoa olevan heikommassa asemassa suhteessa työnantajana toimivaan varhaiskasvatustoimijaan. Järjestelmään kertyvien vastausten luottamuksellisuus turvattaisiin käsittelemällä tiedonkeruuvaiheen tarkempia henkilötietoja ja vastaukseen liittyviä taustatietoja erillään. Lisäksi tiedonkeruuvaiheessa käsiteltävät tarkemmat henkilötiedot poistettaisiin tiedonkeruun päättymispäivämäärän jälkeen. Näillä toimenpiteillä minimoidaan riski tunnistaa työntekijän henkilöllisyys annetusta vastauksesta. Jos arviointeihin vastaisivat varhaiskasvatuksessa olevat lapset tai heidän huoltajansa, ei järjestelmässä käsiteltäisi tai siihen tallennettaisi heidän taustatietojaan. Arviointijärjestelmän henkilötietojen käsittelyn ei katsota aiheuttavan luonnollisen henkilön oikeuksien ja vapauksien kannalta korkeaa riskiä ottaen huomioon järjestelmässä käsiteltävien henkilötietojen luonne ja se, että varhaiskasvatuksen tietovarannosta haettavia taustatietoja rajoitettaisiin käyttötapauskohtaisesti. Lisäksi järjestelmässä käsiteltävien henkilötietojen näkyvyyttä rajattaisiin varhaiskasvatuksen järjestäjä- ja palveluntuottajakohtaisilla sekä toimipaikkakohtaisilla käyttöoikeuksilla.
Itsearvioinneissa vastaajana ovat muun muassa varhaiskasvatuksen työntekijät, jotka ovat työ- tai virkasuhteessa työnantajana toimivaan varhaiskasvatuksen järjestäjään tai palveluntuottajaan. Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta täydentää kansallisen tietosuojalain lisäksi yksityisyyden suojasta työelämässä annettu laki (759/2004, jäljempänä työelämän tietosuojalaki). Työelämän tietosuojalaki koskee työntekijän ja työnantajan välistä suhdetta. Lakia sovelletaan työsuhteisiin ja virkasuhteisiin sekä näihin verrattavissa julkisoikeudellisissa palvelussuhteissa oleviin sekä soveltuvin osin myös työnhakijoihin ja virkaa hakeviin. Työelämän tietosuojalain keskeinen säännös koskee tarpeellisuusvaatimusta, josta säädetään lain 3 §:ssä. Säännöksen mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Laadunarviointijärjestelmässä varhaiskasvatushenkilöstön henkilötietojen käsittely täyttää tarpeellisuusvaatimuksen, sillä järjestelmän avulla toteutetuissa itsearvioinneissa on kyse varhaiskasvatustoimijan eli työnantajan laissa säädetystä velvollisuudesta arvioida antamaansa varhaiskasvatusta. Työelämän tietosuojalain 4 §:ssä säädetään myös yleisistä työntekijän henkilötietojen keräämisen edellytyksistä ja työnantajan tiedonantovelvollisuudesta. Jos työnantaja kerää henkilötietoja muualta kuin työntekijältä itseltään, työntekijältä on hankittava suostumus tietojen keräämiseen. Suostumus ei kuitenkaan ole tarpeen silloin, kun viranomainen luovuttaa tietoja työnantajalle tämän laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi tai jos tietojen keräämisestä tai saamisesta laissa erikseen nimenomaisesti säädetään. Esityksen voidaan katsoa täyttävän molemmat vaatimukset, jolloin suostumus tietojen keräämiseen ei ole tarpeen.
Yleisen tietosuoja-asetuksen 35 artiklassa edellytetään, että rekisterinpitäjä toteuttaa ennen käsittelyä arvioinnin suunniteltujen käsittelytoimien vaikutuksista henkilötietojen suojalle, jos käsittely todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisen henkilön oikeuksien ja vapauksien kannalta. Arvioinnin tarpeellisuutta arvioitaessa on otettava huomioon käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset. Myös lainsäätäjä voi osana lainvalmistelua tehdä tietosuojaa koskevan vaikutusten arvioinnin. Tietokokonaisuuksien yhdistelemisen ja käsiteltävien henkilötietojen luonteen (työntekijöiden henkilötiedot) vuoksi voidaan arvioida, että laadunarviointijärjestelmän henkilötietojen käsittelystä on suoritettava yleisen tietosuoja-asetuksen 35 artiklassa tarkoitettu vaikutusten arviointi. Tämä olisi tarkoituksenmukaisinta jättää arviointikeskuksen tehtäväksi. Arviointikeskuksella voidaan arvioida olevan rekisterinpitäjänä ja järjestelmän ylläpitäjänä parhaimmat edellytykset vaikutusten arvioinnin tekemiseen.
Järjestelmän vastaustietoihin tallentuu välillisesti tunnistettavaa henkilötietoa. Tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaan henkilötietoja on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten. Kun alkuperäinen käyttötarkoitus lakkaa, tiedot tulee hävittää tai arkistoida. Edellä todetusti järjestelmässä ei käsiteltäisi erityisiä henkilötietoryhmiä, eikä käsittelyn arvioida myöskään muodostavan korkeaa riskiä rekisteröidyn oikeuksille ja vapauksille. Tämän takia henkilötietojen säilytysaikojen määrittely perustuisi yleissääntelyyn. Tämä noudattaisi myös perustuslakivaliokunnan tietosuoja-asetuksen voimaantulon jälkeistä lausuntokäytäntöä.
Esitystä valmistellessa on arvioitu, asettaako laadunarviointijärjestelmän käyttäminen rekisteröidyt itsearvioinneissa eriarvoiseen asemaan. Koska järjestelmän käyttö itsearviointeihin olisi varhaiskasvatuksen järjestäjille ja palveluntuottajille vapaaehtoista, on mahdollista, että osa varhaiskasvatustoimijoista ei ota järjestelmää käyttöönsä vaan valitsee toimintansa arviointiin jonkin toisen tavan. Keskeisenä erona muihin itsearviointien toteutusvaihtoehtoihin olisi se, että järjestelmään kertynyttä tietoa voitaisiin hyödyntää varhaiskasvatuksen systemaattisessa kehittämisessä ja arviointikeskuksen lakisääteisissä tehtävissä. Varhaiskasvatustoimijoilla on tälläkin hetkellä erilaisia ja toisistaan poikkeavia käytänteitä arviointitietojen säilyttämisessä. Jotta voidaan arvioida, heikentääkö laadunarviointijärjestelmän käyttö rekisteröityjen asemaa suhteessa itsearviointien nykykäytäntöihin, tulee tarkastella järjestelmän henkilötietojen suojaa ja lainsäädäntövaiheessa arvioituja tietosuojavaikutuksia. Lainsäädäntövaiheessa ja järjestelmän toteuttamisessa on pyritty huomioimaan henkilötietojen asianmukainen käsittely ja vastaustietojen välilliseen tunnistamiseen liittyvät seikat. Laadunarviointijärjestelmässä itsearvioinnit toteutettaisiin kehittävän arvioinnin periaatteen mukaisesti vastaajan anonymiteetti ja hänen vastauksensa käsittelyn luottamuksellisuus huomioiden. Nämä periaatteet otettaisiin huomioon myös järjestelmän tietojen myöhemmässä hyödyntämisessä. Edellä kuvattujen periaatteiden ja käytäntöjen takia järjestelmän käyttöönoton ei arvioida aiheuttavan nykytilaan nähden rekisteröidyn aseman heikentymistä.
Työntekijän työsähköpostiosoite
Osana ehdotuksessa esitetyn järjestelmän käyttöönottoa varten varhaiskasvatuksen tietovarantoon lisättäisiin uusi tallennettava tietokenttä, työntekijän työsähköpostiosoite. Tietoa ei ole ennestään saatavilla keskitetysti. Sähköpostisoite haettaisiin laadunarviointijärjestelmään tilanteessa, jossa työntekijän taustatiedot on tallennettu tietovarantoon. Työsähköpostiosoite on henkilötieto. Tiedon käsittelyn minimoimiseksi sähköpostiosoite poistettaisiin laadunarviointijärjestelmästä arvioinnin tiedonkeruuvaiheen päätyttyä. Opetushallitus selvitti syksyllä 2021 viideltä suurelta henkilöstöhallinnon järjestelmätoimittajalta näkemyksiä sähköpostitiedon lisäämiseen. Järjestelmätoimittajien mukaan tietokenttä on järjestelmissä valmiina, mutta se ei ole kaikissa järjestelmissä pakollinen tallennettava tieto. Tiedon lisääminen tietovarantoon ei vaatisi suuria muutoksia henkilöstöhallinnon järjestelmien tietomalleihin, mutta edellyttäisi tiedon tallentamista varhaiskasvatuksen järjestäjällä ja palveluntuottajalla sekä uuden tietokentän lisäämistä järjestelmäintegraatioihin. Työntekijän sähköpostiosoitteen tallentamisen lainsäädännöllisiä edellytyksiä on kuvattu luvussa 4.2.2.