Besöksregistren​

​​1. Syftet med behandlingen av personuppgifter samt den rättsliga grunden för behandlingen

Syftet med behandlingen av personuppgifter i besöksregistret för riksdagens kansli är att besök i riksdagen ska kunna ske planenligt och att riksdagens säkerhetsavdelning ska veta vem som befinner sig i riksdagens lokaler vid olika tidpunkter och i vilket syfte. Syftet med behandlingen av personuppgifter hänger ihop med mottagningstjänsten, beredskapen inför räddningsverksamhet och passerkontrollen.

Besöksregistret för riksdagens kansli består av följande underregister med olika användningsändamål:

  • Registret över guidade besök
  • Registret över personliga gäster
  • Registret över internationella besök
  • ​Registret över deltagare i evenemang och möten

Registren över personliga gäster, internationella besök samt deltagare i evenemang och möten är en del av registret över passerkontroll i riksdagens byggnader, som hör till registret över säkerhetstjänster vid riksdagens kansli, se dataskyddsbeskrivningen för riksdagens kanslis säkerhetstjänster.

I registret över guidade besök samlas personuppgifter om dem som deltar i guidade gruppbesök i riksdagen under eller utanför tjänstetid. Värden eller värdinnan för det guidade besöket har i identifieringssyfte på förhand informerat riksdagens säkerhetsavdelning om dem som deltar i besöket. Syftet med behandlingen av personuppgifterna i registret över guidade besök är att besök i riksdagen ska kunna ske planenligt och att besökarna blir väl bemötta. Personer som besöker riksdagen ska vid behov kunna styrka sin identitet.

Dessutom genomgår besökare och besöksgrupper som kommer till riksdagen en säkerhetskontroll. Alla personer som deltar i guidade besök ska åtföljas av en guide (följeslagare) när de rör sig i riksdagens byggnader. Följeslagarens namn registreras också. För personer eller grupper som kommer för guidade visningar av riksdagen reserveras en guide från riksdagsinformationen via bokningssystemet på riksdagens webbplats. En sådan bokning gäller först då den elektroniska bokningen har behandlats och när en bekräftelse har skickats till den som gjorde bokningen på den e-postadress som han eller hon uppgav.

I registret över personliga gäster samlas information om personer som besöker riksdagen på inbjudan av en riksdagsledamot, dennes assistent, en anställd vid ett gruppkansli eller en tjänsteman. Den som tar emot gästerna ska i identifieringssyfte och för att garantera säkerheten på förhand meddela gästernas namn till riksdagens säkerhetsavdelning. När besökarna kommer ska de anmäla sig vid entrén för säkerhetsavdelningens personal. De får ett besökskort som ska bäras synligt under hela besöket. Värden möter gästerna vid entrén och svarar för dem under hela besöket. Därför registreras också värdens namn.

I registret över internationella besök samlas personuppgifter in om de personer och deras maka/make som kommer till riksdagen som officiellt inbjudna exempelvis till Nordiska rådets sammanträden, ett EUsammanträde eller EU-toppmöte eller ett sammanträde i anslutning till Världsbankens verksamhet och ett internationellt besök i riksdagen i det sammanhanget. Riksdagens säkerhetsavdelning har på förhand informerats om dessa personer och om vem som tar emot dem så att gästen då han eller hon kommer till riksdagen kan identifieras och det planerade internationella besöket i riksdagen genomföras planenligt.

I registret över deltagare i evenemang och möten samlas information om de evenemangs- och mötesdeltagare som kommer till riksdagen för att delta i ett evenemang eller möte för vilket det har reserverats en lokal eller ett mötesrum.

Rättslig grund eller rättsliga grunder för behandlingen

  • Lagstadgad skyldighet för den personuppgiftsansvarige (lagen om säkerhetsskydd i riksdagen, 364/2008), artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen. 
  • ​En uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning, artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen och 4 § 2 punkten i dataskyddslagen (1050/2018).

2. Personuppgifter som behandlas o​​ch var uppgifterna kommer från

Följande personuppgifter lagras i riksdagens besöksregister (uppdelade efter underregister):

Registret över guidade besök (innehåller besök under tjänstetid och så kallade kvällsbesök)

  • Förnamn, efternamn, valkrets och eventuell nedsatt rörelseförmåga när det gäller personer som kommer för ett guidat besök.
  • Förnamn, efternamn, telefonnummer och e-postadress när det gäller gruppledaren för det guidade besöket.
  • Typ av grupp (t.ex. skolelever, seniorer, invandrare, personer i arbetsför ålder i en organisation, personer med särskilda behov – t.ex. personer med nedsatt rörelseförmåga – eller en grupp med vipgäster) och önskemål om guidningsspråk.

Registret över personliga gäster

  • Mottagarens namn, gästens förnamn, efternamn och e-postadress samt besökstid.

Registret över internationella besök

  • Deltagarens förnamn och efternamn och/eller förnamn och efternamn på medföljande maka/make.
  • Förnamn, efternamn, telefonnummer och e-postad​ress när det gäller gruppledaren för det internationella besöket.
  • Typ av grupp och önskemål om guidningsspråk.

Registret över deltagare i evenemang och möten

  • Förnamn, efternamn och e-postadress när det gäller personer som deltar i ett evenemang eller möte som ordnas i riksdagen.

Uppgifterna kommer direkt från den registrerade eller den som lämnat uppgifterna på dennes vägnar.

3. Personuppgifternas mottagare eller mottagarkategorier

Personuppgifterna i besöksregistret behandlas enbart av de guidnings- och säkerhetsansvariga. Riksdagens it-byrå och en extern systemleverantör har åtkomst till besöksregistret för underhåll och utveckling.

Till den som begär det lämnas uppgifter ut i enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.

Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring, opinionsundersökningar eller marknadsundersökningar, om det inte föreskrivs särskilt om utlämnande för det ändamålet.

4. Överföring till tredjeländer

Uppgifterna överförs inte till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).

5. Personuppgifternas lagringstid

Uppgifter som samlats in i riksdagens besöksregister lagras endast så länge och i den omfattning som det är ​nödvändigt med tanke på de ursprungliga och förenliga syften för vilka personuppgifterna har samlats in. 

Personuppgifterna raderas ur de olika underregistren till besöksregistret enligt följande:

Registret över guidade besök

  • Personuppgifterna i registret över guidade besök och i det anslutna besöksdatasystemet raderas efter besöket när uppgifter om besökarantal per besök, guidningsspråk och den geografiska spridningen av guidningsbokningarna har statistikförts vid informations- och kommunikationsavdelningen. Epostadressen till den som hade gjort bokningen lagras i högst ett år. Det gör det möjligt att genomföra kundenkäter.

Registret över personliga gäster

  • Personuppgifterna i registret över personliga gäster och i det anslutna kalendersystemet lagras fram till besökets slut.​

Registret över internationella besök

  • Personuppgifterna i registret över internationella besök lagras fram till besöksdagens slut. Om det har framförts en begäran om information gällande registret på förhand eller under samma dag, lagras uppgifterna i registret för att informationsbegäran ska kunna tillgodoses, varefter de raderas.

Registret över deltagare i evenemang och möten

  • Personuppgifterna i registret över deltagare i evenemang och möten och i det anslutna besöksinformations- och kalendersystemet lagras fram till besöksdagens slut. Om det har framförts en begäran om information gällande registret på förhand eller under samma dag, lagras uppgifterna i registret för att informationsbegäran ska kunna tillgodoses, varefter de raderas.

6. Automatiserat beslutsfattande och profilering

Registrerade personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller för profilering.

7. Den registrerades rättigheter

Läs mer om registrerades rättigheter​

8. Den personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter

Riksdagens kansli

Riksdagsinformationen, säkerhetsavdelningen
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
​​E-post: oppaat@riksdagen.fi, turvavalvomo@riksdagen.fi

Dataskyddsombudet
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)​
​E-post: tietosuojavastaava@riksdagen.fi

​
Riksdagens säkerhetspost är ett säkert sätt att skicka känslig och sekretessbelagd information till riksdagens kansli. Läs anvisningen om säkerhetspost innan du använder tjänsten​.​

​

6.9.2022