Medieackreditering och e-postlistor för medier
1. Syftet med behandlingen av personuppgifter samt den rättsliga grunden för behandlingen
Riksdagskommunikationen administrerar riksdagens medieackreditering och anmälningarna till medieevenemang i riksdagen. Ackreditering kan beviljas journalister och fotografer som arbetar i riksdagen kontinuerligt. En separat anmälan kan gälla exempelvis pressträffar, fototillfällen, särskilda genomgångar, riksdagsutbildningen för journalister (journalistprogrammet) och statliga högtidligheter, såsom riksdagens öppnande och presidentinstallationer.
Riksdagskommunikationen, riksdagsgrupperna, riksdagsledamöterna, riksdagsledamöternas assistenter och de fristående ämbetsverken använder e-postlistor för medier (sändlistor) för att skicka ut pressmeddelanden, inbjudningar och annan information om sin verksamhet till företrädare för massmedierna. Sändlistorna når snabbt och brett ut uttryckligen till medierna. Det stöder mediernas arbete i riksdagen.
Rättslig grund eller rättsliga grunder för behandlingen:
- Den registrerades samtycke (i samband med anmälan), artikel 6.1 a i dataskyddsförordningen.
- En uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (4 § 1 punkten i dataskyddslagen och artikel 6.1 e i dataskyddsförordningen).
2. Personuppgifter som behandlas och var uppgifterna kommer från
Följande uppgifter registreras om medieföreträdare med riksdagens medieackreditering:
- namn
- arbetsgivare/massmedieföretag
- uppdrag (journalist/fotograf)
- telefonnummer
- e-postadress.
Av dem som deltar i tillställningar som kräver separat anmälan kan det dessutom för den specifika tillställningen samlas in behövliga uppgifter om exempelvis specialkost. Uppgifterna kommer från den registrerade själv eller den som anmält personen.
Personens e-postadress förs in i det register som sändlistorna utgör. E-postadressen kommer från den registrerade själv eller den som lämnat uppgifterna på dennes vägnar. Riksdagskommunikationen kan också lägga till adresser till sändlistorna för att säkerställa att informationen fortsatt förmedlas till exempel i samband med personalförändringar vid redaktionen.
I vissa exceptionella situationer kan exempelvis personbeteckning, passnummer eller hemadress begäras av säkerhetsskäl. Personuppgifterna behandlas enbart av de evenemangs- och säkerhetsansvariga och lämnas inte ut till utomstående. Efter evenemanget raderas uppgifterna.
3. Personuppgifternas mottagare eller mottagarkategorier
Uppgifterna om ackrediteringar och anmälningar behandlas av anställda vid riksdagskommunikationen och säkerhetsavdelningen.
Alla anställda vid riksdagen och riksdagens fristående ämbetsverk kan se e-postadresser på sändlistorna genom det e-postkonto som de använder på jobbet. Ändringar i sändlistorna görs av en systemleverantör utanför riksdagen på begäran av anställda vid riksdagskommunikationen.
Personuppgifter om ackrediterade medierepresentanter lämnas inte ut till någon utanför riksdagen.
4. Överföring till tredjeländer
Uppgifterna överförs inte till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
5. Personuppgifternas lagringstid
Personuppgifter om ackrediterade medierepresentanter lagras i högst tio år. Personuppgifter om dem som anmält sig till riksdagens journalistprogram och statliga högtidligheter bevaras i högst två år efter programmet eller högtidligheten. Personuppgifterna om dem som anmält sig till pressträffar, seminarier och andra enskilda tillställningar raderas genast efter tillställningen.
En person kan när som helst begära att hans eller hennes uppgifter raderas, varvid de raderas på begäran.
På e-postlistorna för medier sparas adressen tills personen själv begär att den ska raderas eller tills riksdagskommunikationen beslutar att radera den exempelvis på grund av att den inte fungerar.
6. Automatiserat beslutsfattande och profilering
Registrerade personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller för profilering.
7. Den registrerades rättigheter
Läs mer om den registrerades rättigheter
8. Den personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter
Riksdagens kansli
Riksdagens kommunikationsenhet
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: kommunikation@riksdagen.fi
Dataskyddsombudet
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: tietosuojavastaava@riksdagen.fi
Riksdagens säkerhetspost är ett säkert sätt att skicka känslig och sekretessbelagd information till riksdagens kansli. Läs anvisningen om säkerhetspost innan du använder tjänsten.