Användningsregler för arkivet
1. Användartillstånd och begränsningar
Intervjumaterialet i arkivet är inte offentligt. Direktören för Riksdagsbiblioteket fattar beslut om användning av materialet på basis av ansökan och forskningsplan. Användartillstånd för materialet kan beviljas för vetenskaplig forskning eller annat godtagbart syfte.
Tillstånd kan beviljas studerande som utför lärdomsprov på pro gradu-nivå eller mer erfarna forskare, förutsatt att ämnet för studien faller inom området riksdagsforskning. En tjänsteman eller riksdagsledamot vid riksdagens kansli kan beviljas användartillstånd, om arkivmaterialet behövs för hans eller hennes uppgifter.
Om forskarens informationsbehov kräver tillgång till ett större sampel där de intervjuade inte kan identifieras, kan forskaren anhålla om ett
mer omfattande användartillstånd. Då får han eller hon tillgång till ett sampel som motsvarar forskningens omfång, med undantag av intervjuer vilkas användning har begränsats.
I vissa fall har den intervjuade själv fastställt villkor eller begränsningar för hur intervjun får användas. Då ska forskaren själv kontakta den intervjuade och förhandla om användartillstånd för materialet. Den som fastställt användningsvillkoret meddelar skriftligen eller per e-post den forskare vid Riksdagsbiblioteket som ansvarar för arkivet att tillstånd beviljats. Riksdagsbiblioteket följer den intervjuades instruktioner om användartillstånd.
I ett avtal om överlåtelse av intervjumaterial kan det göras en anteckning som ger riksdagens kansli tillstånd att utnyttja utdrag ur intervjun för innehållsproduktion som behandlar riksdagens eller riksdagsledamöternas historia. Utdraget kan publiceras exempelvis på riksdagens webbplats. En sådan anteckning kan också göras i ett tidigare undertecknat överlåtelseavtal.
Intervjumaterialet kan studeras i Riksdagsbiblioteket under dess öppettider. En forskare som beviljats användartillstånd kan få tillgång till materialet även utanför Riksdagsbiblioteket. I så fall skickas intervjufilerna till forskaren som e-postbilagor via en skyddad förbindelse. Forskaren kan också få filerna genom någon annan ändamålsenlig, skyddad filöverföringsmetod som godkänts av riksdagens dataadministrationsbyrå.
2. Avtal om användning av intervjumaterial
Användartillståndet för materialet är personligt. Forskaren ska underteckna ett avtal om användning av intervjumaterial och försäkra att han eller hon vid användningen av materialet följer lagstiftningen om dataskydd och upphovsrätt, dessa användningsregler och eventuella separata anvisningar om hur materialet ska användas.
Om forskaren bryter mot dessa användningsregler har Riksdagsbiblioteket rätt att informera den organisation som står bakom forskningen samt finansiären om missbruket. Direktören för riksdagens bibliotek kan också förvägra rätt att använda materialet.
3. Materialets ändamål och förstöring
Intervjumaterialet får användas endast för det forskningsändamål som angetts i ansökan om användarlicens. Om forskaren vill använda materialet för något annat syfte ska han eller hon ansöka om ett nytt användartillstånd.
När beviljad rätt att använda materialet utanför Riksdagsbiblioteket har gått ut är forskaren skyldig att förstöra intervjufilerna med beaktande av principen om dataskydd och per e-post underrätta den forskare vid Riksdagsbiblioteket som ansvarar för arkivet att användningen har upphört och materialet förstörts.
4. Datasäkerhet
Forskaren ska upprätthålla en tillräcklig datasäkerhet vid behandlingen och förvaringen av intervjufiler. Ingen annan än den som beviljats användartillstånd får komma åt det sekretessbelagda materialet. Forskaren är skyldig att per e-post informera den forskare vid Riksdagsbiblioteket som ansvarar för arkivet om kränkningar av och hot mot datasäkerheten omedelbart då sådana uppdagats.
5. Dataskydd och forskningsetik
Det är tillåtet att nämna den intervjuades namn i forskningspublikationer, förutsatt att personen i fråga inte särskilt har förbjudit detta. Forskningsarbetet får dock under inga förhållanden äventyra integritetsskyddet för personer eller aktörer som förekommer i intervjumaterialet.
Vid användningen av materialet ska de gällande dataskyddsbestämmelserna iakttas, såsom EU:s allmänna dataskyddsförordning och de etiska principer som utarbetats av Forskningsetiska delegationen. Mer information om principerna finns på adressen
www.tenk.fi.
6. Upphovsrättigheter och hänvisningar till materialet
De intervjuade och intervjuarna har genom avtal överlåtit intervjumaterialet till Riksdagens arkiv för muntlig historia. Arkivet ägs av och dess rättigheter enligt upphovsrättslagen hör till riksdagens kansli. Riksdagens kansli ansvarar inte för tolkningar som gjorts i samband med att intervjuerna använts för forskningsändamål.
Forskare som använder arkivmaterial ska följa den vedertagna referenspraxis som gäller inom disciplinen i fråga. Av referensuppgifterna ska framgå den intervjuades namn, intervjutidpunkt samt samling och förvaringsplats enligt följande:
– Riksdagens arkiv för muntlig historia, Riksdagsbiblioteket.
I finskspråkiga respektive engelskspråkiga publikationer:
– Eduskunnan muistitietoarkisto, Eduskunnan kirjasto.
– Oral History Archive of Finnish Parliament, Library of Parliament
7. Information om publikationer
En forskare som beviljats användartillstånd ska per e-post till Riksdagsbiblioteket sända uppgifter om de publikationer för vilka intervjumaterial i arkivet för muntlig historia har använts som källa.
8. Användningsreglernas ikraftträdande
Dessa användningsregler för Riksdagens arkiv för muntlig historia har godkänts av styrelsen för Riksdagsbiblioteket den 4 november 2020 och träder i kraft den 1 januari 2021.
Användningsreglerna tillämpas också på tidigare intervjumaterial som samlats in från och med 1988, dock så att eventuella villkor och begränsningar som antecknats i respektive överlåtelseavtal iakttas undantagslöst.