Laskujen ja asiakirjojen käsittely, kierrätys- ja arkistointijärjestelmärekisteri
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste
Laskujen ja asiakirjojen käsittely-, kierrätys- ja arkistointijärjestelmärekisterin henkilötietojen käsittelytarkoituksena on ostolaskujen ja tositteiden käsittely ja arkistointi. Käytettävä tietojärjestelmä toimii digitaalisena laskujen ja asiakirjojen kierrätys- ja arkistointijärjestelmänä, jolla hoidetaan kaikki laskujen ja asiakirjojen kierrätys-, asiatarkastus- ja hyväksymistoiminta sekä arkistoitavan aineiston hallinnointi. Henkilötietoja on ostolaskuissa sekä muussa arkistoitavassa aineistossa.
Käsittelyn oikeusperuste:
- rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite, tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta ja eduskunnan kanslian ohjesääntö (1480/2015) 6 §.
2. Käsiteltävät henkilötiedot ja mistä henkilötiedot saadaan
Rekisteröidyt ovat eduskunnassa työskenteleviä kansanedustajia, eduskuntaan palvelussuhteessa olevia henkilöitä ja eduskunnan ulkopuolisia toimittajia.
Rekisteröidyistä tallennetaan seuraavat tiedot:
- laskujen ja tositteiden sisältämät henkilötiedot
- arkistoidut palkkalaskelmat/luettelot: henkilötiedot, palvelussuhdetiedot, palkkaustiedot, poissaolotiedot, työaikatiedot, eläkepalvelussuhde, jäsenmaksutiedot, verotiedot ja ulosottotiedot
3. Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät
Tietoja luovutetaan niitä pyytävälle
viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.
Tietoja ei luovuteta suoramarkkinointia ja mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.
4. Tietojen siirto kolmansiin maihin
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
5. Henkilötietojen säilyttämisaika
Laskujen ja asiakirjojen käsittely-, kierrätys- ja arkistointijärjestelmärekisterin sisältämiä henkilötietoja säilytetään lainsäädännön ja Valtiokonttorin määräyksen mukaisesti. Palkka-aineisto säilytetään 50 vuotta ja ostolaskut sekä tositteet säilytetään 6 vuotta.
6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Rekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
7. Rekisteröidyn oikeudet
Lue lisää rekisteröidyn oikeuksista
8. Rekisterinpitäjän ja tietosuojavastaavan yhteystiedot
Eduskunnan kanslia
Hallinto- ja palveluosasto
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti:taloushallinto@eduskunta.fi
Tietosuojavastaava
Mannerheimintie 30, 00102 EDUSKUNTA
Puh. +358 9 4321 (vaihde)
Sähköposti: tietosuojavastaava@eduskunta.fi
Eduskunnan turvaviesti on turvallinen tapa toimittaa arkaluonteisia ja salassa pidettäviä tietoja eduskunnan kansliaan. Lue ennen palvelun käyttämistä
ohje turvaviestin lähettämiseen.
10.1.2020