1.1
1.1 Laki hallintolain muuttamisesta
5 §.Suhde muuhun lainsäädäntöön. Hallintolain suhdetta sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettuun lakiin tarkistettaisiin hallintolain 62 ja 62 a §:iin ehdotettujen muutosten johdosta. Hallintolain 5 §:n 2 momenttia tarkistettaisiin maininnalla siitä, että päätöksen tavallisesta ja todisteellisesta sähköisestä tiedoksiannosta säädetään sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa. Muutos on tarpeen siksi, että hallintolain 62 § ja 62 a §:ssä säädettäisiin yleistiedoksiannon ja julkisen kuuluttamisen toimittamisesta yleisessä tietoverkossa.
62 §. Yleistiedoksianto. Yleistiedoksiannossa luovuttaisiin virallisen lehden ensisijaisuudesta. Lähtökohtana olisi, että asiakirjan nähtäville asettamisesta olisi ilmoitettava yleisessä tietoverkossa viranomaisen verkkosivuilla.
Yleistiedoksiantoa käytetään hallintolain 55 §:n 1 momentin mukaan silloin, kun tiedoksiantoa ei voida toimittaa todisteellisena tai tavallisena tiedoksiantona sekä 63 §:n 2 momentin mukaan, kun ulkomaille tarkoitettua tiedoksiantoa ei saada toimitetuksi. Yleistiedoksiantoa voidaan käyttää hallintolain 55 §:n 2 momentin mukaan lisäksi tilanteissa, joissa asiakirja on annettava tiedoksi yli kolmellekymmenelle tiedossa olevalle henkilölle tai tiedoksiannon vastaanottajien lukumäärää ei tiedetä.
Voimassaoleva 62 §:n 1 momentti ehdotetaan säilytettäväksi ennallaan. Yleistiedoksiannossa asiakirjat pidetään määrätyn ajan vastaanottajan nähtävillä viranomaisessa. Nähtävillä pitämisen ajan pituudesta ei voimassa olevaa sääntelyä vastaavasti ehdoteta säädettäväksi. Lähtökohtana voidaan pitää sitä, että määräaika on kohtuullinen asian laatuun ja siihen liittyviin olosuhteisiin nähden ja että vastaanottajalle taataan tosiasiallinen mahdollisuus asiakirjaan tutustumiselle. Asiakirjan nähtävillä pitämisellä tarkoitetaan sitä, että vastaanottajalle varataan tilaisuus tutustua tiedoksiannon kohteena olevaan asiakirjaan viranomaisessa. Kysymys ei siten ole asiakirjan asettamisesta julkisesti nähtäville, vaan tiedoksiannon vastaanottajan tulee erikseen pyytää asiakirjoja nähtäväkseen.
Pykälän 2 momentissa säädettäisiin yleistiedoksiannon toteuttamistavasta. Ehdotuksen mukaan ensisijaisena menettelynä olisi ilmoituksen julkaiseminen yleisessä tietoverkossa viranomaisen verkkosivuilla. Tarpeen vaatiessa ilmoitus voitaisiin viranomaisen verkkosivujen lisäksi julkaista myös sellaisessa sanomalehdessä, josta vastaanottajan voidaan otaksua parhaiten saavan siitä tiedon. Laajempi ilmoittamistarve voisi johtua esimerkiksi siitä, ettei tiedoksiannon vastaanottajalla arvioida olevan edellytyksiä tutustua asiaan verkkosivuilla tai viranomaisen toimialueella ei ole kattavaa verkkoyhteyttä. Ilmoittamisen laajuus jäisi viranomaisen tapauskohtaiseen harkintaan. Laki ei estäisi viranomaista julkaisemasta lisäksi tietoa ilmoituksesta keskitetysti esimerkiksi viranomaisten yhteisessä verkkopalvelussa, jos laajempaa sähköistä ilmoittamista pidetään tiedonvälityksen kannalta tarkoituksenmukaisena. Säännöksen mahdollistamaa harkintavaltaa käytettäessä olisi kiinnitettävä erityistä huomiota vastaanottajien oikeusasemaan ja tiedonsaannin tarpeeseen.
Jos ilmoitusta ei voitaisi tietoliikennehäiriöiden tai muun tähän rinnastettavan poikkeuksellisen syyn vuoksi julkaista viranomaisen verkkosivuilla, asiakirjan nähtäville asettamisesta olisi ilmoitettava myös virallisessa lehdessä. Virallisessa lehdessä ilmoittaminen on säännöksen sanamuodon mukaisesti tarkoitettu näissä tilanteissa sanomalehdessä tapahtuvaa tiedoksiantoa täydentäväksi menettelyksi. Asiakirjan nähtäville asettamisesta olisi tiedonvälityksen tehokkuuden varmistamiseksi siten ilmoitettava aina sekä virallisessa lehdessä että 2 momentissa tarkoitetussa sanomalehdessä, jos ilmoitusta ei voida julkaista viranomaisen verkkosivuilla.
Virallisen lehden ensisijaisuudesta ja viranomaisen ilmoitustaululla ilmoittamisesta luopuminen yksinkertaistaisi ja ajantasaistaisi yleistiedoksiannossa noudatettavaa menettelyä sekä tehostaisi tiedonsaantia. Viranomaisen toimipaikassa sijaitsevalla ilmoitustaululla ilmoittamista ei voida pitää nykyaikaisessa hallinnossa tehokkaana tapana saattaa asia tiedoksi. Ehdotettu sääntely edistäisi tiedonsaantia myös niissä hallintolain 63 §:n 2 momentin piiriin kuuluvissa tilanteissa, joissa tiedoksianto ulkomaille olisi toimitettava yleistiedoksiannolla.
Verkkosivuilla olevaan ilmoitukseen on mahdollista päästä tutustumaan myös viranomaisen toimipisteen aukioloajoista riippumatta. Viranomaisella olisi kuitenkin edelleen mahdollisuus julkaista ilmoitus verkkosivujensa lisäksi myös esimerkiksi omalla sähköisellä ilmoitustaulullaan. Myös asiakkaalla on edelleen mahdollisuus tiedustella oma-aloitteisesti viranomaiselta yleistiedoksiannon kohteena kulloinkin olevia asioita ja pyytää ilmoitukseen liittyvää asiakirjaa nähtäväkseen.
Ilmoitus olisi julkaistava viranomaisen verkkosivuilla selvällä ja erotuttavalla tavalla. Julkaisemisessa on huomioitava hyvän hallinnon vaatimukset, kuten viranomaisen palveluperiaate, asiakaslähtöisyys sekä hyvä tiedonhallintatapa. Ilmoittamisen tulee olla tehokasta, eikä ilmoituksen tule sekoittua muuhun viranomaisen verkkosivuilla olevaan tiedottamiseen. Pykälän 1 momentista ilmenevää asiakirjan nähtävillä pitoaikaa vastaavasti lähtökohtana voidaan pitää sitä, että ilmoitus on viranomaisen verkkosivuilla kohtuullisen ajan asian laatuun ja siihen liittyviin olosuhteisiin nähden. Vastaanottajalle tulee siten taata tosiasiallinen mahdollisuus tutustua tiedoksi annettavaan asiakirjaan ja käyttää muutoksenhakuoikeuttaan tai muuta määräaikaan sidottua menettelyllistä oikeuttaan.
Pykälän 3 momentin mukaan ilmoituksesta on voimassaolevaa säännöstä vastaavasti käytävä ilmi, mitä asia koskee sekä maininta asiakirjan nähtävillä pitämisen paikasta ja ajasta. Ilmoituksessa tulisi kuvata yleisluontoisesti tiedoksiannon kohteena olevan asian käsittelyn lähtökohtia ja sitä, minkä tyyppisestä asiakirjasta tiedoksiannossa on kysymys. Ilmoituksessa ei sen sijaan saisi yksityiskohtaisesti selostaa asiakirjan sisältöä tai sitä, mihin lopputulokseen asiassa on päädytty. Tarkoituksena on ainoastaan välittää vastaanottajalle tieto mahdollisuudesta tutustua tiedoksiannon kohteena olevaan asiakirjaan ja tiedoksiannon toimittamisesta. Yleistiedoksiantomenettelyssä ei ole tarkoituksenmukaista, että ilmoituksen lisäksi myös tiedoksi annettavat asiakirjat julkaistaan viranomaisen verkkosivuilla kuten julkisissa kuulutuksissa.
Momentissa säädettäisiin lisäksi tiedoksisaannin ajankohdasta käytettäessä yleistiedoksiantoa. Ilmoituksessa olisi mainittava ajankohta, jona se on julkaistu viranomaisen verkkosivuilla ja nimenomaisesti todettava, että tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kyseisestä julkaisemisajankohdasta. Tiedoksisaannin kannalta ratkaisevaa olisi siten viranomaisen verkkosivuilla julkaiseminen siinäkin tapauksessa, että ilmoitus julkaistaisiin viranomaisen harkinnan perusteella myös sanomalehdessä. Määräaikojen laskemisesta säädetään laissa säädettyjen määräaikain laskemisesta (150/1930).
Jos ilmoitusta ei kuitenkaan ole voitu tietoverkkohäiriöiden vuoksi julkaista viranomaisen verkkosivuilla, ilmoituksessa olisi todettava tiedoksisaannin tapahtuneen seitsemäntenä päivänä ilmoituksen julkaisemisesta virallisessa lehdessä. Virallisen lehden asema on tällaisia poikkeuksellisia tilanteita varten tarpeen säilyttää voimassa olevaa sääntelyä vastaavasti tiedoksisaannin ajankohdan määräävänä ilmoitustapana. Muut yleistiedoksiannon toimittamiseen liittyvät ilmoittamistavat olisivat tässä mielessä ainoastaan tiedoksisaantia tukevia.
62 a §.Julkinen kuulutus. Pykälässä säädettäisiin julkisissa kuulutuksissa noudatettavasta menettelystä. Pykälä korvaisi voimassaolevan julkisista kuulutuksista annetun lain.
Ehdotetun 62 a §:n 1 momentin mukaan, jos asiakirja olisi muun lain mukaan annettava tiedoksi julkisella kuulutuksella, tiedoksianto toimitettaisiin julkaisemalla kuulutus ja kuulutettava asiakirja yleisessä tietoverkossa viranomaisen verkkosivuilla. Säännös ei siten perustaisi viranomaiselle toimivaltaa julkisen kuulutuksen toimittamiseen, vaan tämä edellyttäisi vastaisuudessakin erityistä toimivaltasäännöstä muussa laissa.
Sääntelyn lähtökohtana olisi, että viranomaisen verkkosivuilla julkaistaisiin kuulutuksen ohella aina myös kuulutettava asiakirja. Tätä menettelyä täydentävästi kuulutus voitaisiin tarpeen vaatiessa julkaista viranomaisen verkkosivujen ohella myös asian vaikutusalueen sanomalehdessä tai muulla viranomaisen päättämällä tavalla. Tarve julkaista kuulutus lisäksi sanomalehdessä tai muulla viranomaisen päättämällä tavalla voisi johtua viranomaisen harkitsemasta laajemmasta tiedonsaantitarpeesta. Täydentäviä kuuluttamistapoja harkittaessa viranomaisen on huomioitava tiedonsaantitarve ja vastaanottajien oikeusasema. Kuuluttamisen laajuus jäisi viranomaisen harkintaan.
Säännöksen tarkoittamana muuna tapana voitaisiin pitää esimerkiksi perinteisellä tai sähköisellä viranomaisen ilmoitustaululla ilmoittamista tai kuulutuksen julkaisemista aineellisena kohteena olevan kiinteistön sijaintipaikalla. Laki ei estäisi viranomaista julkaisemasta lisäksi tietoa kuulutuksesta keskitetysti esimerkiksi viranomaisten yhteisessä verkkopalvelussa, jos laajempaa sähköistä kuuluttamista pidetään tiedonvälityksen kannalta tarkoituksenmukaisena. Keskeistä on, että säännöksessä tarkoitetun muun tavan tulee olla tiedonsaannin näkökulmasta tarpeen. Asiakkaalla on mahdollisuus tiedustella oma-aloitteisesti viranomaiselta julkisen kuulutuksen kohteena kulloinkin olevia asioita ja pyytää siihen liittyvää asiakirjaa nähtäväkseen.
Jos kuulutusta ei voitaisi tietoliikennehäiriöiden tai muun tähän rinnastettavan poikkeuksellisen syyn vuoksi julkaista viranomaisen verkkosivuilla, se olisi julkaistava lisäksi virallisessa lehdessä. Virallisessa lehdessä julkaiseminen olisi tällaisissa tilanteissa sanomalehdessä julkaisemista tai muuta viranomaisen käyttämää kuuluttamistapaa täydentävä keino. Kuulutus olisi siten tiedonvälityksen tehokkuuden varmistamiseksi julkaistava virallisen lehden ohella aina myös momentissa tarkoitetussa sanomalehdessä tai muulla viranomaisen päättämällä tavalla, jos kuulutusta ei voida julkaista viranomaisen verkkosivuilla.
Pykälän 2 momentissa säädettäisiin, että kuulutuksen ja kuulutettavan asiakirjan tulee olla nähtävillä yleisessä tietoverkossa viranomaisen verkkosivuilla 14 vuorokautta. Nähtävilläpitoaika koskisi soveltuvin osin myös niitä tilanteita, joissa kuulutusta tai kuulutettavia asiakirjoja ei ole voitu julkaista viranomaisen verkkosivuilla. Kuulutettavat asiakirjat tulee tällöin pitää yleisesti nähtävillä 14 vuorokauden ajan kuulutuksessa mainitussa paikassa. Esimerkiksi suuria kartta-asiakirjoja ei välttämättä tietoteknisesti aina pystytä julkaisemaan asianmukaisesti verkkosivuilla, jolloin nämä voitaisiin pitää nähtävillä viranomaisessa.
Säännöksen mukainen 14 vuorokauden nähtävillä pitoaika vastaa voimassaolevaa kuulutuslakia sekä kuntalain ja maakuntalakiehdotuksen ilmoittamista koskevia säännöksiä. Jos asiakirjan tiedoksisaannista kuitenkin alkaisi kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika, kuulutus ja kuulutettava asiakirja olisi säännöksen mukaan pidettävä yleisesti nähtävillä mainitun määräajan päättymiseen asti.
Kuten 62 §:n yksityiskohtaisten perusteluiden kohdalla on todettu, myös kuulutus on julkaistava viranomaisen verkkosivuilla selvällä ja erotuttavalla tavalla. Julkaisemisessa on huomioitava hyvän hallinnon vaatimukset, kuten palveluperiaate, asiakaslähtöisyys ja hyvä tiedonhallintapa. Kuulutus ei esimerkiksi saa sekoittua muuhun viranomaisen verkkosivuilla olevaan tiedottamiseen. Viranomaisen tulee myös huolehtia siitä, että kuulutus ja kuulutettavat asiakirjat ovat saatavilla viranomaisen verkkosivuilla koko nähtävillä pitoajan.
Pykälän 3 momentin mukaan kuulutuksesta olisi käytävä ilmi, mitä asia koskee sekä maininta siitä, missä ja mihin ajankohtaan saakka asiakirja pidetään nähtävillä. Momentissa säädettäisiin lisäksi siitä, milloin tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen. Voimassa oleva kuulutuslaki ei sisällä säännöksiä siitä, milloin kuulutuksen katsotaan saadun tiedoksi. Tiedoksisaannin ajankohdasta onkin säädetty osassa erityislainsäädäntöä. Tiedoksisaannin ajankohdasta ehdotetaan otettavaksi nimenomainen säännös, koska julkisella kuulutuksella annetaan tiedoksi myös päätöksiä, joihin on mahdollista hakea muutosta tai kuulutuksen tiedoksisaannista saattaa lähteä kulumaan muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika.
Pykälän 3 momentin mukaan kuulutuksessa olisi mainittava ajankohta, jona se on julkaistu viranomaisen verkkosivuilla ja siinä olisi nimenomaisesti todettava, että tiedoksisaannin katsotaan tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kyseisestä julkaisemisajankohdasta. Jos kuulutus julkaistaan esimerkiksi sekä verkkosivuilla että sanomalehdessä, näiden tapahtuessa eri ajankohtana, tiedoksisaanti laskettaisiin tässäkin tapauksessa verkkosivuilla julkaisemisesta. Määräaikojen laskemisesta säädetään laissa säädettyjen määräaikain laskemisesta.
Jos kuulutusta ei ole voitu julkaista viranomaisen verkkosivuilla, tiedoksisaannin on todettava tapahtuneen seitsemäntenä päivänä kuulutuksen julkaisemisesta virallisessa lehdessä. Kuulutuksesta on tällöin käytävä nimenomaisesti ilmi, milloin kuulutus on julkaistu virallisessa lehdessä, jotta tiedoksisaantiajankohdasta ei jää epäselvyyttä.
62 b §.Tietojen julkaiseminen yleistiedoksiantoa ja julkista kuulutusta toimitettaessa
Hallintolain 62 §:n mukaisen yleistiedoksiannon ja 62 a §:n julkisen kuulutuksen kohteena olevat asiakirjat saattavat sisältää henkilötietoja tai muita yksityiselämän suojan piiriin kuuluvia tietoja tai tietoja esimerkiksi yksityisestä liikesalaisuudesta. Hallintolain 62 b §:ään ehdotetaan siksi otettavaksi säännökset tietojen julkaisemisesta yleistiedoksiantoa ja julkista kuulutusta toimitettaessa. Säännöstä on pidettävä yksityiselämän ja henkilötietojen suojan kannalta tärkeänä tiedoksiantotapojen laajentuessa tietoverkossa tapahtuvaan julkaisemiseen. Asiakirjan nähtävillä pitämistä koskevan ilmoituksen ja kuulutuksen sisältöä koskevista vaatimuksista säädettäisiin 62 §:n 3 momentissa ja 62 a §:n 3 momentissa.
Ehdotetun 62 b §:n ensimmäisen virkkeen mukaan yleistiedoksiantoa koskevan ilmoituksen sekä julkisen kuulutuksen ja kuulutettavan asiakirjan tiedot saadaan julkaista, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Salassapitoperusteista säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 24 §:ssä, minkä lisäksi erityisiä salassapitosäännöksiä saattaa sisältyä muuhun lainsäädäntöön. Asiakirjan nähtäville asettamista koskevassa ilmoituksessa sekä julkisessa kuulutuksessa ja kuulutettavassa asiakirjassa saataisiin siten julkaista ainoastaan sellaiset niiden sisältämät tiedot, jotka eivät ole muun lain perusteella salassa pidettäviä.
Henkilötietojen julkaisemista ehdotetaan rajattavaksi lisäksi siten, että asiakirjan nähtäville asettamista koskevassa ilmoituksessa sekä julkisessa kuulutuksessa ja kuulutettavassa asiakirjassa saataisiin julkaista julkisistakin henkilötiedoista ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Asiallisesti vastaava rajaus sisältyy kuntalain 140 §:n 1 momenttiin ja 142 §:n 1 momenttiin. Yleisen tietoverkon käytön mahdollistuessa tiedoksiantoa toimitettaessa tulee kiinnittää erityistä huomiota henkilötietojen käsittelyyn liittyviin seikkoihin. Henkilötietojen käsittelyssä tulee huomioida tietosuoja-asetuksen 5 artiklasta ilmenevät henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet, erityisesti tietojen minimointi (1 c) ja säilytyksen rajoittaminen (1 e). Tällöin tulee erityisesti varmistua siitä, että verkkoon vietävät henkilötiedot ovat 62 b §:n tarkoittamalla tavalla tiedonsaannin kannalta välttämättömiä. Tiedonsaannin toteutumiseksi monissa tapauksissa riittää, että tietoverkossa julkaistaviin asiakirjoihin ei sisällytetä henkilötietoja.
Viranomaisen oikeutta käsitellä henkilötietoja tulee arvioida Euroopan unionin yleisen tietosuoja-asetuksen ja kansallisen henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön perusteella. Henkilötietojen käsittelyn tulee olla asiallisesti perusteltua viranomaisen toiminnan kannalta. Yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena henkilötietojen käsittelyperusteena voidaan pitää yleistiedoksiannon osalta 6 artiklan 1 kohdan c tai e alakohtaa. Näiltä osin kyse on tilanteista, joissa henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) tai käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (6 artiklan 1 kohdan e alakohta).
Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohdan täyttyessä jäsenvaltio voi 6 artiklan 2 ja 3 kohdan mukaisesti pitää voimassa ja ottaa käyttöön yksityiskohtaisempia säännöksiä asetuksessa vahvistettujen sääntöjen soveltamisen mukauttamiseksi määrittämällä täsmällisemmin tietojenkäsittely- ja muita toimenpiteitä koskevat erityiset vaatimukset, joilla varmistetaan laillinen ja asianmukainen tietojen käsittely. Sääntelyn tulee täyttää yleisen edun mukainen tavoite ja olla oikeasuhtaista tavoiteltuun päämäärään nähden.
Yleistiedoksiantomenettelyn keskeisenä tehtävänä on varmistaa, että viranomainen saa tiedoksiantotehtävänsä hoidetuksi silloinkin, kun se ei muilla hallintolain mukaisilla tiedoksiantotavoilla ole mahdollista. Sääntelyn voidaan siten katsoa täyttävän tietosuoja-asetuksen 6 artiklassa tarkoitetun yleisen edun mukaisen tavoitteen ja olevan oikeasuhtaista tavoiteltuun päämäärään nähden. Lisäksi hallintolain 2 luvusta ilmenevät hyvän hallinnon perusteet ohjaavat viranomaisen harkintaa myös yleistiedoksiantomenettelyä koskevaa sääntelyä sovellettaessa. Arvioinnin kannalta on merkityksellistä, että hallintolaki on menettelylaki, joten toimivalta tiedoksiantovelvollisuuden perusteena oleviin tehtäviin johtuu aina muusta laista.
On lisäksi huomattava, että toimivaltaperusta yleistiedoksiannon käyttämiseen voi johtua myös nimenomaisesta erityislain säännöksestä. Toimivalta julkisen kuulutuksen käyttämiseen johtuisi aina muusta lainsäädännöstä. Käsittelyperusteesta ja sen suhteesta tietosuoja-asetukseen tulee viimeksi mainituissa tilanteissa tehdä selkoa asianomaisen muun lainsäädännön yhteydessä, jos niissä saattaa olla kyse tietosuoja-asetuksen alaan kuuluvien henkilötietojen käsittelystä.
Ehdotuksen mukaan henkilötiedot voitaisiin julkaista sen estämättä, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 16 §:n 3 momentissa säädetään. Julkisuuslain 16 §:n 3 momentin mukaan viranomaisen henkilörekisteristä saa antaa henkilötietoja sisältävän kopion tai tulosteen tai sen tiedot sähköisessä muodossa, jollei laissa ole toisin erikseen säädetty, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja. Säännöksen mukaan tiedon saa luovuttaa, jos luovutuksensaajalla on henkilötietojen suojaa koskevien säännösten mukaan oikeus tallettaa ja käyttää sellaisia henkilötietoja.
Hallintolain 62 b §:n säännös julkisuuslain 16 §:n 3 momentista poikkeamiseksi on tarpeen, koska asiakirjan nähtäville asettamista koskevassa ilmoituksessa tai julkisessa kuulutuksessa sekä kuulutettavassa asiakirjassa julkaistavat henkilötiedot, kuten päätöksen kohteen nimi, saattavat olla osa viranomaisen henkilörekisteriä. Tällöin kyse on julkisuuslain 16 §:n 3 momentin tarkoittamista tilanteista. Kun tieto luovutetaan yleisen tietoverkon kautta, viranomainen ei voi varmistua luovutuksensaajan oikeudesta henkilötiedon käyttämiseen, koska tieto on kenen tahansa yleisen tietoverkon käyttäjän saatavissa. Tällöin ei voida varmistua myöhemmistä käyttötarkoituksista. Käyttötarkoitussidonnaisuudesta joudutaan poikkeamaan myös julkaistaessa asiakirjan nähtäville asettamista koskeva ilmoitus sanomalehdessä tai virallisessa lehdessä, mutta tietojen luovuttaminen on viimeksi mainituissa tilanteissa yleisessä tietoverkossa tapahtuvaa menettelyä rajatumpaa.
Tietosuoja-asetuksen 86 artikla mahdollistaa henkilötietojen käsittelyn ja asiakirjajulkisuuden yhteensovittamisen yleisen edun vuoksi toteutetun tehtävän suorittamiseksi. Yleistiedoksiantomenettelyn tarkoituksena on tavoittaa sen vastaanottaja ja varmistaa, että viranomainen saa tiedoksiantovelvoitteensa täytettyä. Yleisen tietoverkon käyttöä yleistiedoksiannossa ei aina voida perustella 86 artiklan mukaisella julkisuusperusteella, vaikka tiedoksiannon kohteena olisi laajempi henkilöpiiri. Yleistiedoksiannon laajan käyttöalan vuoksi se saattaa kuitenkin tulla käytettäväksi myös edellä sanotussa tarkoituksessa hallinnonalakohtaista lainsäädäntöä sovellettaessa.
Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 3 kohdan mukaan artiklan 1 kohdan c ja e alakohdassa tarkoitetun käsittelyn perustasta on säädettävä joko unionin oikeudessa tai rekisterinpitäjään sovellettavassa jäsenvaltion lainsäädännössä. Kohdan mukaan kyseinen käsittelyn oikeusperuste voi sisältää erityisiä säännöksiä, joilla mukautetaan asetuksen sääntöjen soveltamista, muun muassa yleisiä edellytyksiä, jotka koskevat rekisterinpitäjän suorittaman tietojenkäsittelyn lainmukaisuutta ja käyttötarkoitussidonnaisuutta. Jäsenvaltion lainsäädännön on täytettävä yleisen edun mukainen tavoite ja oltava oikeasuhteinen sillä tavoiteltuun oikeutettuun päämäärään nähden.
Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 4 kohdassa annetaan mahdollisuus kansallisesti poiketa käyttötarkoitussidonnaisuuden periaatteesta edellyttäen, että kansallinen lainsäädäntö muodostaa demokraattisessa yhteiskunnassa välttämättömän ja oikeasuhteisen toimenpiteen tietosuoja-asetuksen 23 artiklasta ilmenevien tavoitteiden turvaamiseksi. Näitä tavoitteita ovat muun muassa muut unionin tai jäsenvaltion yleiseen julkiseen etuun liittyvät tärkeät tavoitteet, erityisesti unionille tai jäsenvaltiolle tärkeä taloudellinen tai rahoituksellinen etu, mukaan lukien rahaan, talousarvioon ja verotukseen liittyvät asiat sekä kansanterveys ja sosiaaliturva.
Yleistiedoksiannon kohteena voi olla mikä tahansa hallintopäätös tai käsittelyyn vaikuttava asiakirja. Yleistiedoksiantosääntelyn tarkoituksena on varmistua siitä, että viranomainen saa täytettyä tiedoksiantovelvoitteensa niissä tilanteissa, joissa se ei ole muilla tiedoksiantotavoilla mahdollista. Tiedoksiannon toteutuminen on oikeusturvan kannalta tärkeää erityisesti niissä tilanteissa, joissa tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika. Tietoverkossa tapahtuvan yleistiedoksiannon on mahdollista katsoa tavoittavan vastaanottajan todennäköisemmin kuin voimassaolevan lainsäädännön mukainen virallisessa lehdessä ja ilmoitustaululla tai sanomalehdessä ilmoittaminen. Näin voidaan nykyistä paremmin varmistua siitä, että vastaanottajalla on edellytykset käyttää tehokkaasti muutoksenhakuoikeuttaan tai muuta määräaikaa.
Yleistiedoksiantomenettelyn voidaan katsoa toteuttavan tietosuoja-asetuksen 23 artiklan 1 kohdan e alakohdassa tarkoitettua unionin tai jäsenvaltion yleiseen julkiseen etuun liittyvää tärkeää tavoitetta. Sääntelyä voidaan pitää lisäksi välttämättömänä ja oikeasuhteisena ottaen huomioon, että nähtäville asettamista koskevassa ilmoituksessa saisi julkaista ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot.
Koska toimivalta julkisten kuulutusten toimittamiseen johtuisi aina erityislain säännöksestä, ehdotetun 62 b §:n suhdetta tietosuoja-asetukseen tulee myös viimeksi mainituilta osin arvioida asianomaisen muun lainsäädännön yhteydessä, jos on mahdollista, että yleisessä tietoverkossa julkaistaviin kuulutukseen ja kuulutettaviin asiakirjoihin saattaa sisältyä henkilötietoja.
Kaiken henkilötietojen käsittelyn on oltava oikeutettua ja tarpeellista koko sen ajan, kun tietoja käsitellään. Ilmoitusajan ja kuulutusajan päätyttyä päättyisi myös viranomaisen peruste ja tarve henkilötiedon käsittelemiseen yleisessä tietoverkossa. Henkilötiedot olisi ehdotetun 62 b §:n viimeisen virkkeen mukaisesti poistettava yleisestä tietoverkosta viranomaisen verkkosivuilta 62 §:n 3 momentissa tai 62 a §:n 2 momentissa tarkoitetun nähtävillä pitoajan kuluttua. Yleistiedoksiannossa ilmoituksen sisältämät henkilötiedot olisi siten poistettava yleisestä tietoverkosta viranomaisen määräämän nähtävilläpitoajan päätyttyä. Jos julkisen kuulutuksen kohteena olevan asian tiedoksisaannista alkaa kulua muutoksenhakuaika tai muu vastaanottajan oikeuteen vaikuttava määräaika, tietoverkosta on poistettava julkisen kuulutuksen ja kuulutettavien asiakirjojen sisältämät henkilötiedot mainitun ajan päätyttyä. Muussa tapauksessa henkilötiedot olisi poistettava yleisestä tietoverkosta viranomaisen verkkosivuilta 14 vuorokauden kuluttua kuulutuksen ja kuulutettavien asiakirjojen julkaisemisesta. Tämä koskisi myös niitä tilanteita, joissa muualla laissa on säädetty hallintolain 62 a §:n 2 momentista poikkeavalla tavalla nähtävillä pitoajasta.
Toimivaltainen viranomainen on vastuussa tiedoksiannon toimittamisesta ja siitä, että 62 §:ssä tarkoitetun asiakirjan nähtäville asettamista koskevassa ilmoituksessa tai 62 a §:ssä tarkoitetussa julkisessa kuulutuksessa ja kuulutettavassa asiakirjassa ei julkaista salassa pidettäviä tietoja ja että niiden sisältämät henkilötiedot poistetaan yleisestä tietoverkosta määrätyn ajan kuluttua. Henkilötietojen ja salassa pidettävien tietojen käsittely vaatii viranomaiselta erityistä huomiota julkisissa kuulutuksissa, joissa viranomaisen verkkosivuilla julkaistaisiin myös kuulutettavat asiakirjat.