2.3.1  Kansainvälinen kehitys

Vuonna 2017 ilmestyneen raportin mukaan yli 90 % maailman laskuista käsitellään manuaalisesti (E-Invoicing / E-Billing, Significant market transition lies ahead, by Bruno Koch, Billentis, 18.5.2017). Sähköisten laskujen määrän vuonna 2017 arvioitiin raportissa olevan maailmanlaajuisesti 36 miljardia. Sähköisten laskujen määrä kasvaa kuitenkin nopeasti, arviolta 10—20 % vuodessa. Raportissa arvioidaan, että maailmanlaajuiset sähköisen laskutuksen markkinat kasvavat nykyisestä 3,3 miljardista eurosta 16,1 miljardiin euroa vuonna 2024. 

Aiemmin yksityiset yritykset olivat sähköisen laskutuksen käyttöönoton ajavana voimana. Raportin mukaan tilanne on kuitenkin muuttumassa, sillä yhä useammassa maassa hallitukset ovat alkaneet edistää sähköisen laskutuksen käyttöönottoa. Raportissa nähdään, että arvonlisäverovaje (odotettujen arvonlisäverotulojen ja tosiasiallisesti kannetun määrän kokonaisero) toimii monen taloustiedon digitalisaation kiihdyttäjänä. 

Sähköisessä laskutuksessa kehittyneimpiä ovat Latinalainen Amerikka ja moni Euroopan ja Aasian maista. Enemmistö maailman organisaatioista ei kuitenkaan vielä ole ottanut käyttöön tiettyä sähköisen laskutuksen käyttöjärjestelmää tai palvelua.  

2.3.2  Kehitys EU:ssa

Paperiton julkishallinto on yksi vuonna 2010 käynnistetyn Euroopan digitaalistrategian prioriteeteista. Euroopan digitaalistrategia kuuluu Eurooppa 2020 -strategian pilareihin. Siinä korostetaan, että sähköinen hallinto ja digitaaliset sisämarkkinat ovat keskeisiä tekijöitä nykyaikaisen ja kilpailukykyisen EU:n talouden kannalta. 

Tiedonannossa Sähköisen laskutuksen etujen hyödyntäminen Euroopassa, KOM (2010) 712 lopullinen (2.12.2010), komissio asetti tavoitteeksi, että sähköisestä laskutuksesta tulee Euroopassa pääasiallinen laskutusmenetelmä vuoteen 2020 mennessä. 

Euroopan parlamentille, neuvostolle, Euroopan talous- ja sosiaalikomitealle sekä alueiden komitealle annetussa Euroopan komission tiedonannossa Täysin sähköisten hankintojen käyttöönotto julkishallinnon nykyaikaistamiseksi (COM (2013) 453, 26.6.2013) todetaan, että julkisten hankintojen hallinnoinnilla on tärkeä rooli julkisen talouden vakauttamisprosessissa EU:n alueella. Tavaroista, rakennusurakoista ja palveluista aiheutuvien julkisten menojen osuus suhteessa EU:n BKT:hen on 19 %, minkä vuoksi niiden hallinnoinnin tehostamisella voitaisiin tehostaa tuntuvasti julkisten varojen käyttöä.  

Siirtyminen täysin sähköisiin hankintoihin (end-to-end e-procurement) voi komission mukaan tuottaa mittavia säästöjä, helpottaa tiettyjen julkishallinnon alojen rakenteiden uudistamista ja edistää kasvua avaamalla sisämarkkinat ja vauhdittamalla innovaatiotoimintaa ja menettelyiden yksinkertaistamista. Se voi myös helpottaa pk-yritysten osallistumista julkisiin hankintoihin keventämällä hallinnollista rasitetta, lisäämällä liiketoimintamahdollisuuksien avoimuutta ja alentamalla osallistumiskustannuksia. Tiedonannossa komissio asetti lopulliseksi päämääräksi sähköistää koko hankintaprosessin, sähköisistä ilmoituksista aina sähköisiin maksuihin ja sähköiseen arkistointiin. 

Sähköisistä hankinnoista saatavien etujen hyödyntämiseksi Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät helmikuussa 2014 kolme uutta hankintadirektiiviä (2014/23/EU, 2014/24/EU ja 2014/25/EU), joissa säädettiin sähköisten ilmoitusten, hankinta-asiakirjojen sähköinen saatavuus ja tarjousten sähköinen toimittaminen pakollisiksi. Huhtikuussa 2014 Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät verkkolaskudirektiivin, jonka tarkoituksena oli toisen hankintamenettelyn vaiheen eli laskutuksen digitalisointi.  

2.3.3  Verkkolaskudirektiivi

Verkkolaskudirektiivi annettiin 16 päivänä huhtikuuta 2014 ja se tuli voimaan 26 päivänä toukokuuta 2014. Direktiivi on EU:ssa uusi.  

Verkkolaskudirektiivin mukaan Euroopan komission tulee pyytää Euroopan standardointikomiteaa (CEN) laatimaan sähköisen laskutuksen eurooppalainen standardi. Standardin valmistuttua jäsenvaltioiden tulee direktiivin mukaan varmistaa, että hankintayksiköt ottavat vastaan ja käsittelevät sähköisiä laskuja jotka noudattavat uutta eurooppalaista laskustandardia. Direktiiviä sovelletaan EU-kynnysarvot ylittävien julkisten hankinta- ja käyttöoikeussopimusten perusteella laadittuihin ja annettuihin sähköisiin laskuihin.  

Verkkolaskudirektiivin tavoitteena on, että julkisissa hankinnoissa otetaan käyttöön yhteinen eurooppalainen standardi sähköisille laskuille ja siten poistetaan sisämarkkinoiden kaupan esteet jotka johtuvat siitä, että jäsenvaltioissa on käytössä useita sähköisiä laskuja koskevia standardeja. Nämä voivat olla kansainvälisiä, kansallisia, alueellisia ja valmistajakohtaisia standardeja. Monet näistä ovat keskenään yhteentoimimattomia. Useat EU:n jäsenvaltiot ovat pyrkineet eri keinoin edistämään sähköisten laskujen käyttöönottoa julkisella sektorilla kuitenkin usein perustuen kansallisiin standardeihin. Rajat ylittävään kauppaan pyrkiviltä yrityksiltä vaaditaan usein uuden sähköisen laskustandardin noudattamista aina, kun ne alkavat toimia uusilla markkinoilla. Tämä tekee tilanteen yrityksille monimutkaiseksi sekä aiheuttaa oikeudellista epävarmuutta ja ylimääräisiä kustannuksia.  

Verkkolaskudirektiivissä on 14 artiklaa. Direktiivin 1 artiklassa säädetään soveltamisalasta. Direktiiviä sovelletaan sähköisiin laskuihin, jotka on laadittu niiden sopimusten täytäntöönpanon johdosta, joihin sovelletaan jotakin EU:n antamista neljästä hankintadirektiivistä. Kyseiset hankintadirektiivit ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi hankintaviranomaisten ja hankintayksiköiden tekemien rakennusurakoita sekä tavara- ja palveluhankintoja koskevien sopimusten tekomenettelyjen yhteensovittamisesta puolustus- ja turvallisuusalalla ja direktiivien 2004/17/EY ja 2004/18/EY muuttamisesta (2009/81/EY, jäljempänä puolustus- ja turvallisuushankintadirektiivi), Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi käyttöoikeussopimusten tekemisestä (2014/23/EU, jäljempänä käyttöoikeussopimusdirektiivi), Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi julkisista hankinnoista ja direktiivin 2004/18/EY kumoamisesta (2014/24/EU, jäljempänä klassinen hankintadirektiivi) ja Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi vesi- ja energiahuollon sekä liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja direktiivin 2004/17/EY kumoamisesta (2014/25/EU, jäljempänä erityisalojenhankintadirektiivi).  

Direktiiviä ei sovelleta sähköisiin laskuihin, jotka on laadittu sellaisten sopimusten täytäntöönpanon johdosta, jotka kuuluvat puolustus- ja turvallisuushankintadirektiivin soveltamisalaan, jos sopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano on julistettu salaisiksi tai jos sen toteuttaminen edellyttää jäsenvaltiossa voimassa olevien lakien, asetusten tai hallinnollisten määräysten mukaisia erityisiä turvallisuustoimia. Lisäksi edellytyksenä on, että jäsenvaltio on katsonut, että kyseisiä keskeisiä etuja ei voida turvata vähemmän rajoittavilla toimenpiteillä.  

Sähköisellä laskulla tarkoitetaan direktiivin määritelmiä koskevan artiklan 2 mukaan laskua, joka on laadittu ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa, joka mahdollista sen automaattisen ja sähköisen käsittelyn.  

Verkkolaskudirektiivin artikloissa 3—6 ja 10 säädetään sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin laatimisen menettelystä, standardin sisällöstä, ylläpitämisestä ja edelleen kehittämisestä. Standardin tulee mm. olla riippumaton tietystä teknologiasta ja sitä käyttämällä tulee pystyä luomaan käytännönläheisiä ja kustannustehokkaita sähköisen laskutuksen järjestelmiä. Standardin tulee sopia käytettäväksi yritysten välisissä liiketoimissa ja sen on asianmukaisesti otettava huomioon tietosuojan ja arvonlisäverotuksen lainsäädäntö. Standardin valmistuttua komission on suoritettava koe sen direktiivinmukaisuudesta. Tämän jälkeen komissio julkaisee standardin Euroopan unionin virallisessa lehdessä. Komissio voi myös päivittää ja tarkistaa standardia.  

Artiklassa 7 säädetään jäsenvaltioiden velvollisuudesta varmistaa, että hankintayksiköt ottavat vastaan ja käsittelevät sähköisiä laskuja, jotka noudattavat uutta eurooppalaista standardia. Artikloissa 8—9 on säännökset tietosuojasta ja arvonlisäverotuksesta. Direktiivin artikloissa 12—14 on säännökset direktiivin uudelleentarkastelusta, voimaantulosta ja osoituksesta. 

Kansallisesta täytäntöönpanoajasta säädetään artiklassa 11. Jäsenvaltioiden on viimeistään 18 kuukauden kuluttua sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä annettava ja julkaistava 7 artiklassa säädetyn, sähköisten laskujen vastaanottoa ja käsittelyä koskevan velvollisuuden noudattamisen edellyttämät säännökset ja sovellettava niitä. Julkaiseminen tapahtui 17 päivänä lokakuuta 2017. Tämä tarkoittaa, että direktiivi on pantava täytäntöön ennen 18 päivää huhtikuuta 2019. Jäsenvaltiot voivat lykätä soveltamista alemman tason hankintaviranomaisten ja -yksiköiden osalta enintään 30 kuukauden päähän sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia koskevien viitetietojen julkaisemisesta Euroopan unionin virallisessa lehdessä. 

Komissio pyysi joulukuussa 2014 eurooppalaista standardointikomiteaa CEN:ä laatimaan sähköisen laskun ydinelementtien semanttista tietomallia koskevan eurooppalaisen standardin. Semanttinen tietomalli on rakenteinen ja loogisesti toisiinsa liittyvä joukko termejä ja niiden merkityksiä, jotka määrittävät sähköisen laskun ydinelementit. Sähköisen laskun ydinelementtejä ovat muun muassa käsittely- ja laskutunnisteet, laskutuskausi, myyjän tiedot, ostajan tiedot, maksun saajan tiedot, myyjän veroedustajan tiedot, sopimuksen viitetiedot, toimitustiedot, maksuohjeet, laskutettava tuote, lasku yhteensä sekä arvonlisäveron jakautuminen. Standardin hyödyntämisen helpottamiseksi komissio pyysi verkkolaskudirektiivin 3 artiklan mukaisesti CEN:ä lisäksi laatimaan luettelon rajoitetusta määrästä syntakseja, jotka ovat yhteensopivia sähköisen laskun ydinelementtien semanttista tietomallia koskevan yhteisen eurooppalaisen standardin kanssa, asiaankuuluvat syntaksien sidokset ja tiedonvaihdon yhteentoimivuutta koskevia ohjeita. 

CEN:ssä työstä vastuussa oli tekninen komitea CEN/TC 434. Suomen Standardisoimisliitto SFS ry on ollut työssä mukana. CEN julkaisi sähköisen laskutuksen ydinelementtien semanttisen tietomallin kesällä 2017 tunnisteella EN 16931. Standardin yhteydessä julkaistiin teknisiä raportteja ja teknisiä spesifikaatioita, mm. luettelo standardin kanssa yhteensopivista syntakseista (ISO/IEC 19845:2015 (UBL 2.1) ja UN/CEFACT CII). 

2.3.4  Eräiden valtioiden lainsäädäntö

Ruotsi 

Ruotsi on kesäkuussa 2018 pannut verkkolaskudirektiivin täytäntöön uudella lailla (Lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling, SFS 2018:1277). Voimaantulo tapahtuu 1 päivänä huhtikuuta 2019. Lakiin otettiin direktiivistä johtuva hankintayksiköiden velvollisuus vastaanottaa ja käsitellä eurooppalaisen standardin mukaisia sähköisiä laskuja. Tämän lisäksi laki velvoittaa myös toimittajia lähettämään eurooppalaisen standardin mukaisia sähköisiä laskuja hankintayksiköille, mikäli muusta laskustandardista ei ole osapuolten kesken sovittu. Hallituksen osoittama viranomainen saa sakon uhalla määrätä toimittajan laatimaan laskut eurooppalaisen standardin mukaisina sähköisinä laskuina, jollei muusta standardista ole sovittu.  

Toimittajia velvoittavan sääntelyn taustana voidaan pitkälti nähdä se tosiasia, että vuonna 2017 valtion viranomaisille saapuneista laskuista vain 57 % oli sähköisiä. Vastaava luku kuntien ja maakäräjien osalta oli reilu 50 %. Samalla kaikilla valtion viranomaisilla, 87 %:lla kunnista ja 95 %:lla maakäräjistä kuitenkin oli kyky ottaa vastaan sähköisiä laskuja. 

Uuden lain säännöksiä ei sovelleta niissä tapauksissa, joissa sähköisen laskun käyttäminen voisi paljastaa salassa pidettäviä tietoja tai muuten aiheuttaa vahinkoa arkaluontoiselle toiminnalle. Uudesta laista informoiva säännös otettiin samalla Ruotsin arvonlisäverolakiin (Mervärdesskattelagen, SFS 1994:200).  

Ruotsissa talousohjausvirasto ESV (Ekonomistyrningsverket) edistää sähköistä kaupankäyntiä valtion viranomaisissa. Valtion sähköisellä kaupankäynnillä tarkoitetaan tietotekniikka-avusteista hankintaprosessia. Koko julkisella sektorilla sähköisen kaupankäynnin edistämistyötä toteuttaa ESV yhdessä Ruotsin kunta- ja maakäräjäliiton (Sveriges Kommuner och Landsting, SKL) ja hankintaviraston (Upphandlingsmyndigheten) kanssa Single Face to Industry (SFTI) hankkeen puitteissa. SFTI julkaisee eritelmiä ja suosittelee standardeja julkisen sektorin sähköisen kaupan käyttöön.  

ESV:n määräysten mukaan valtion viranomaisten tulee viimeistään marraskuussa 2018 liittyä PEPPOL-verkostoon. PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) on EU:n laajuinen julkishallinnon sähköinen hankintainfrastruktuuri, jonka tavoitteena on helpottaa rajat ylittävää sähköistä hankintaa ja laskutusta eurooppalaisten toimittajien ja julkisen sektorin välillä. PEPPOL-verkosto on kehittänyt sähköisten hankintasanomien välittämisen infrastruktuurin. Infrastruktuuri toimii niin sanotulla nelikulmamallilla, jossa sähköiset sanomat liikkuvat lähettäjän ja vastaanottajan välittäjien, kuten operaattoreiden kautta. PEPPOL-verkostoa hallinnoi Open PEPPOL -yhdistys. 

Viimeistään huhtikuussa 2019 Ruotsin valtion viranomaisilla tulee olla kyky myös lähettää sähköisiä laskuja, jotka noudattavat uutta eurooppalaista laskustandardia (PEPPOL BIS Billing 3-formaatissa). Nämä ovat SFTI:n suosituksia myös muulle julkiselle sektorille. ESV:n tehtävät siirtyivät syyskuussa 2018 uudelle digitaalisen hallinnon viranomaiselle (Myndigheten för digital förvaltning). 

Tanska 

Sähköisestä laskutuksesta säädetään Tanskassa laissa julkisista maksusuorituksista (lov om offentlige betalinger, 28.6.2007/798) ja sen perusteella annetuissa hallituksen asetuksissa. Asetuksessa sähköisestä laskutuksesta julkisten viranomaisten kanssa (bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheter, 11.3.2011/206) on säädetty, että julkisten viranomaisten on lähetettävä ja vastaanotettava laskuja elektronisessa formaatissa. Lisäksi asetuksessa todetaan, että viranomaisen on kyettävä ottamaan vastaan OIOUBL-formaatissa esitetyt laskut. OIOUBL-formaatissa lähetettävän sähköisen laskun sisällöstä on tarkemmin säädetty asetuksessa (bekendgørelse om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder, 26.3.2010/354).  

Verkkolaskudirektiivin implementointia varten on 3 päivänä lokakuuta 2018 annettu esitys uudeksi laiksi sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa. Laissa säädettäisiin hankintayksiköille velvollisuus ottaa vastaan ja käsitellä eurooppalaisen sähköisen laskutuksen standardin mukaisia laskuja. Lakiesitys ei velvoittaisi yrityksiä, joten ne voisivat jatkossakin käyttää olemassa olevia standardeja. Samalla muutettaisiin asetusta sähköisestä laskutuksesta julkisten viranomaisten kanssa. Tanskan parlamentti (Folketinget) on 20 päivänä marraskuuta 2018 hyväksynyt esityksen. Valtio ja yhteishankintayksiköt soveltavat lakia 18 päivästä huhtikuuta 2019 alkaen ja muut hankintayksiköt 18 päivänä huhtikuuta 2020 alkaen. 

Viro 

Viro on implementoinut verkkolaskudirektiivin muuttamalla kirjanpitolakia (Raamatupidamise seadus, 259 SE) 15 päivänä joulukuuta 2016. Lainmuutoksen myötä hankintayksiköt ovat olleet 1 päivästä maaliskuuta 2017 alkaen velvollisia vastaanottamaan rakenteellisesti sähköisiä laskuja, jotka noudattavat sähköisen laskutuksen kansallista standardia EVS 923:2014/AC:2017. Hankintayksiköt ovat 18 päivästä huhtikuuta 2019 alkaen velvollisia vastaanottamaan eurooppalaisen standardin mukaisia sähköisiä laskuja. Jos toimittaja lähettää hankintayksikölle sähköisen laskun, sen on tullut 1 päivästä heinäkuuta 2017 alkaen noudattaa joko kansallista tai eurooppalaista standardia. Viron valtiovarainministeriössä (Rahandusministeerium) on vireillä lainsäädäntöhanke, jonka tarkoituksena on vuoden 2018 aikana tehdä sähköisestä laskutuksesta pakollista julkisissa hankinnoissa. 

Saksa 

Saksassa verkkolaskudirektiivin täytäntöönpanon toimivalta on jaettu liittovaltion ja osavaltioiden kesken. Liittovaltion tasolla direktiivi on pantu täytäntöön lailla direktiivin 2014/55/EU täytäntöön panemisesta (Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen, 4.4.2017). Lain nojalla annetulla asetuksella sähköisestä laskutuksesta liittovaltion julkisissa hankinnoissa (Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes, Bundesgesetzblatt 18.10.2017) säädetään sähköisestä laskutuksesta tarkemmin. Asetuksen mukaan liittovaltion hankintayksiköiden tulee ottaa vastaan ja käsitellä rakenteisesti sähköisiä laskuja 27 päivästä marraskuuta 2018 alkaen. Keskushallintoa alemmalla tasolla olevien liittovaltion hankintayksiköiden osalta, erityisaloilla toimivien ja käyttöoikeussopimuksia tekevien hankintayksiköiden osalta sähköisten laskujen vastaanottovelvollisuus tulee voimaan 27 päivänä marraskuuta 2019. Laskun lähettäjiä velvoitetaan 27 päivästä marraskuuta 2020 alkaen lähettämään laskunsa liittovaltion hankintayksiköille sähköisinä. Sähköisten laskujen lähettäjän tulee rekisteröityä liittovaltion laskupalveluportaaliin luomalla siihen oma käyttötili. Laskut tulee lähettää portaalin kautta. Asetus sisältää lisäksi säännöksiä laskujen vähimmäissisällöstä sekä henkilötietojen suojasta. Asetusta ei sovelleta laskuihin, jotka perustuvat suorahankintoihin 1 000 euron arvoon asti eikä salassa pidettäviin laskutietoihin.  

Osavaltioista muun muassa Bayernin osavaltio on implementoinut verkkolaskudirektiivin muuttamalla osavaltion sähköisestä hallinnosta annettua lakia (Gesetz über die elektronische Verwaltung in Bayern, Bayerisches E-Government-Gesetz, 22.12.2015). Muutetun lain mukaan hankintayksiköiden on varmistettava rakenteisten sähköisten laskujen vastaanotto ja käsittely 18 päivästä huhtikuuta 2020 alkaen. 

Kesäkuussa 2017 kansallisesta IT-suunnittelusta vastaava neuvosto (IT-Planungsrat) päätti, että saksalaisten viranomaisten tule ottaa vastaan ja käsitellä sähköisiä laskuja, jotka noudattavat XRechnung -laskuformaattia. XRechnung on kansallinen soveltamisohje (Core Invoice Usage Specifikation, CIUS) sähköisen laskutuksen eurooppalaisesta standardista EN 16931. Muuta laskuformaattia voi käyttää rinnakkain, edellyttäen että formaatti noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia. Huhtikuussa 2018 neuvosto teki päätöksen, että kaikkien viranomaisten tulee liittyä sähköisten laskujen ja muiden hankintasanomien välitysverkostoon PEPPOL eDelivery network. Viranomaiset voivat käyttää myös muita sähköisten laskujen välitystapoja. 

Italia 

Italiassa sähköinen laskutus on ollut pakollista tiettyjen valtion viranomaisten julkisissa hankinnoissa kesäkuusta 2014 alkaen ja kaikkien julkisen sektorin toimijoiden hankinnoissa maaliskuusta 2015 alkaen. Sähköinen laskutus perustuu useaan eri oikeusinstrumenttiin, muun muassa sähköisten laskujen antamisesta, välittämisestä ja vastaanottamisesta julkisille viranomaisille annettuun asetukseen (DECRETO 3 aprile 2013, n. 55, Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell'articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244).  

Julkisille viranomaisille osoitetut laskut ohjataan Italian verohallinnon hallinnoiman Sistema di Interscambio eli SdI -järjestelmän kautta josta ne toimitetaan edelleen myös yleiselle kirjanpitovirastolle menojen valvontaa varten. Järjestelmässä käytetään XML-pohjaista laskuformaattia Fattura PA. Lisäksi julkisella sektorilla on käytössä split payment -mekanismi, jossa julkiset laskunmaksajat maksavat laskunmaksun yhteydessä erikseen myyjälle kuuluvan nettosumman ja erikseen verottajalle arvonlisäveron määrän. 

Vuoden 2018 budjettilain (Legge 27 dicembre 2017, n. 205, Bilancio di previsione dello Stato per l'anno finanziario 2018 e bilancio pluriennale per il triennio 2018—2020) mukaan sähköinen laskutus tulee 1 päivästä tammikuuta 2019 alkaen pakolliseksi myös yritysten välisessä laskutuksessa, jos yritykset ovat perustettuja tai arvonlisäverorekisteröityjä Italiassa. Lisäksi yritysten on lähetettävä kuluttajille sähköisiä laskuja, mikäli nämä laskua erikseen pyytävät. Sähköiset laskut yrityksille ja kuluttajille tulee myös lähettää SdI-järjestelmän kautta sekä Italian Fattura PA -formaatissa. Mikäli lähetetty lasku ei noudata annettuja vaatimuksia, katsotaan ettei laskua ole lähetetty ollenkaan ja siitä voi seurata myös rangaistuksia. Italiassa on myös sääntelyä laskujen sähköisestä arkistoinnista. Kun laskut toimitetaan SdI:ssa, Italian verohallinto saa reaaliaikaisesti yritysten välillä esitettyjen laskujen tiedot ja voi tarkistaa automaattisesti ilmoitetun ja maksetun arvonlisäveron määrien välisen johdonmukaisuuden.  

SdI-järjestelmää tullaan päivittämään vuoden 2018 loppuun mennessä niin, että järjestelmä pystyy vastaanottamaan myös sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin mukaisia laskuja. Järjestelmän on tarkoitus muuntaa eurooppalaisen standardin mukaiset laskut julkisen sektorin toimijoille kotimaiseen Fattura PA -formaattiin. Italiassa on tarkoitus siirtyä eurooppalaiseen standardiin myös kotimaisessa laskutuksessa. 

3.2.1  Sähköinen laskutus eri kokoisissa julkisissa hankinnoissa

Verkkolaskudirektiivi velvoittaa jäsenmaita varmistamaan, että hankintayksiköt ottavat vastaan ja käsittelevät sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin mukaisia sähköisiä laskuja hankintadirektiivien soveltamisalaan kuuluvissa julkisissa hankinnoissa. Tämä direktiivin jäsenmaita velvoittava säännös on luonteeltaan vähimmäissäännös, joka jättää osin liikkumavaraa kansalliselle lainsäätäjälle. Liikkumavara mahdollistaa erilaisia kansallisen täytäntöönpanon vaihtoehtoja. 

Hankintadirektiivit, joihin verkkolaskudirektiivissä viitataan, koskevat ainoastaan EU-kynnysarvot ylittäviä hankintoja. Hankintadirektiiveissä ei säädetä kansallisista kynnysarvoista tai kansallisten kynnysarvojen ylittävien hankintojen menettelysäännöksistä, vaan ne ovat kansallisen lainsäätäjän harkinnassa. Lakiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) ja lakiin julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista (1531/2011) on kuitenkin otettu kansallisia kynnysarvoja ja niitä koskevia menettelysääntöjä. Esitetyssä laissa hankintayksiköiden velvollisuus ottaa vastaan ja käsitellä sähköisiä laskuja laajennettaisiin koskemaan myös kansallisten kynnysarvojen ylittävien hankinta- ja käyttöoikeussopimusten perusteella lähetettäviä sähköisiä laskuja.  

Kappalemääräisesti Suomessa tehdään hankintalain piiriin kuuluvista hankinnoista eniten kansallisia hankintoja. Työ- ja elinkeinoministeriön julkaisemien tilastotietojen mukaan julkisten hankintojen ilmoitusjärjestelmässä HILMA (www.hankintailmoitukset.fi) julkaistiin vuonna 2016 yhteensä 13 406 hankintamenettelyä käynnistävää hankintailmoitusta. Melkein kolme neljäsosaa näistä, eli 9 717 kappaletta, koski kansallisia hankintoja. EU-hankintailmoituksia oli 3 689 kappaletta. Euromääräisesti EU-hankintojen osuus oli vuonna 2016 suurempi kuin kansallisten hankintojen. Vuoden 2017 alussa joidenkin hankintalajien kansalliset kynnysarvot nousivat, joten kansallisten hankintojen kappalemäärä on todennäköisesti laskenut vuoden 2016 tiedoista. Silti voidaan olettaa, että kansallisten hankintojen kappalemäärä on edelleen isompi kuin EU-hankintojen. Vaikkei hankintojen kappalemäärästä voi suoraan tehdä johtopäätöstä, että kansalliset kynnysarvot ylittävien hankintojen johdosta lähetettäisiin myös enemmän laskuja, voi ehdotetun lain vaikuttavuuden kannalta pitää perusteltuna, että laki ulotettaisiin koskemaan myös kansallisia hankintoja. Tilastotietoa hankintayksiköille annettujen laskujen kohdistumisesta kansallisten kynnysarvot ylittäviin ja EU-kynnysarvot ylittäviin sopimuksiin ei ole saatavilla. Ottamalla laajasti käyttöön sähköinen laskutus voidaan julkisella sektorilla aikaansaada merkittäviä säästöjä manuaalisten työvaiheiden, virheiden ja arkistointikustannusten vähenemisen myötä.  

Hankintayksiköiden velvollisuus ottaa vastaan ja käsitellä sähköisiä laskuja ei sen sijaan esityksen mukaan ulottuisi hankintalaeissa säädettyjen kynnysarvojen kokonaan alittavien hankinta- ja käyttöoikeussopimusten eli niin kutsuttujen pienhankintasopimusten nojalla annettaviin sähköisiin laskuihin. Pienhankinnat ovat kokonaan hankintalakien soveltamisalan ulkopuolella ja niitä ei tarvitse kilpailuttaa hankintalakien menettelysääntöjen mukaisesti eikä niistä esimerkiksi voi valittaa markkinaoikeuteen. Pienhankintoja voi siten suorittaa joustavammin. Monella viranomaisella on pienhankintojen tekemisestä omat menettelyohjeet jotka edellyttävät, että myös pienhankinnoista tulee pääsääntöisesti järjestää tarjouskilpailu.  

Viranomaisista useimmat tekevät aika ajoin kansallisia hankintoja. EU-hankintoja ei tehdä kaikissa viranomaisissa tai niitä tehdään harvoin, mutta esimerkiksi kunnissa säännöllisesti kilpailutettavat koululaisten kuljetuspalvelut ovat melkein aina EU-hankintoja. Koska lähes kaikki viranomaiset täten ovat ehdotetun lain soveltamisalan piirissä, tulee niiden varautua sähköisten laskujen vastaanottoon ja käsittelyyn. Voidaan pitää todennäköisenä ja suositeltavana, että viranomaiset enemmissä määrin ottavat vastaan ja käsittelevät sähköisiä laskuja myös pienhankinnoissa. Paperilaskun käsittelykustannukset ovat korkeat ja rinnakkaisten laskunkäsittelytapojen ylläpitäminen ei ole tehokasta. Tämän vuoksi ei ole ehdotetun lain tavoitteen kannalta välttämätöntä ulottaa lain soveltamista myös pienhankintoihin. Lisäksi kyseinen laajennus voisi helposti johtaa kohtuuttomaan hallinnolliseen taakkaan julkisia hankintoja erittäin harvoin tai ehkä vain kerran tekeville pienille hankintayksiköille. Tyypillisesti nämä ovat julkisoikeudellisia laitoksia tai julkista tukea saavia kuten esimerkiksi yhdistyksiä tai jopa yksityishenkilöitä.  

3.2.2  Velvoite lähettää sähköisiä laskuja

Verkkolaskudirektiivi velvoittaa ainoastaan laskujen vastaanottajat eli hankintayksiköt hyväksymään ja käsittelemään eurooppalaisen standardin mukaisia sähköisiä laskuja. Direktiivi ei rajoita laskun lähettäjän oikeutta valita, esittääkö hän laskun soveltaen sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia, kansallista standardia tai muita teknisiä standardeja vai paperimuodossa. Direktiivi ei kuitenkaan sen johdanto-osan 35 ja 40 kohtien mukaan estä jäsenvaltioita säätämästä, että julkisten hankintojen yhteydessä voidaan antaa vain sähköisiä laskuja.  

Siten ehdotettuun lakiin olisi voinut ottaa direktiivissä vaaditun hankintayksikön vastaanottovelvoitteen lisäksi myös velvoitteen laskun lähettäjille lähettää sähköisiä laskuja julkisissa hankinnoissa. Näin on tehty esimerkiksi Ruotsissa. Suomessa sähköinen laskutus on kuitenkin paljon yleisempää julkisessa hallinnossa kuin Ruotsissa. Tällä hetkellä hankintayksiköt laajasti vaativat hankinta-asiakirjojen kuten tarjouspyyntöjen ja sopimusehtojen kautta sähköisiä laskuja ja ohjaavat toimittajia, joilla ei ole omaa laskutusjärjestelmää, käyttämään ilmaisia laskuportaaleja. Lisäksi verkkolaskudirektiivi luo hankintayksiköille velvoitteen ottaa käyttöön sähköisen laskutuksen infrastruktuuri, mikä itsessään hallituksen näkemyksen mukaan kannustaa hankintayksiköitä vaatimaan ja käyttämään laajemmin sähköisiä laskuja, koska rinnakkaisten paperimuotoisten ja skannattujen laskujen käsittelyinfran ylläpito on kallista.  

Lisäksi valmistelun aikana on esitetty kantoja siitä, että jokaista elinkeinonharjoittajaa ja viranomaista tulisi laissa suoraan velvoittaa lähettämään toiselle elinkeinonharjoittajalle tai viranomaiselle sähköisiä laskuja. Suomesta on tullut Euroopan kärkimaa sähköisessä laskutuksessa ilman pakottavaa sääntelyä. Jo tästä syystä voidaan kyseenalaistaa tarvetta ehdotettua velvoittavampaan sääntelyyn. Kehitykseen on vaikuttanut se, että erityisesti suuret laskujen vastaanottajat kuten valtio ja suuryritykset ovat vaatimuksillaan saaneet sopimuskumppaneitaan lähettämään sähköisiä laskuja. Lakiehdotuksen 4 pykälän sääntelyllä pyritään vahvistamaan kaiken kokoisten laskunvastaanottajien asemaa ja oikeutta vaatia itselleen sähköistä laskua silloin, kun vastaanottajalla on sähköisen laskutukseen tarvittavat valmiudet. Laskun lähettäjää ja vastaanottajaa suoraan velvoittava sääntely edellyttäisi erittäin laajalta joukolta toimijoita suuria muutoksia välineisiin ja prosesseihin. Tämä vaatisi puolestaan laajempaa selvitystä ja vaikutusarviointia.  

Sähköisten laskujen lähettämisvelvoitteeseen olisi lisäksi todennäköisesti liitettävä viranomaisvalvontatoiminto tai ainakin jonkinlainen seuraamusjärjestelmä velvoitteen noudattamatta jättämiseen liittyen. Resurssisyistä tähän ei ole tällä hetkellä mahdollisuutta. Siten hallitus katsoo, ettei sähköisten laskujen lähettämisen säätämisestä pakolliseksi julkisissa hankinnoissa tai muissa kaupallisissa suhteissa sähköisen laskutuksen yleisyyden huomioon ottaen ole saatavissa lisähyötyjä. 

3.2.3  Sääntelyn sijoittuminen

Lainvalmistelussa on selvitetty, voitaisiinko verkkolaskudirektiivistä johtuva sääntely erillisen lain säätämisen sijasta sisällyttää voimassa oleviin hankintalakeihin eli lakiin julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista, lakiin vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016) sekä lakiin julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista. Laskutus tapahtuu sopimuskaudella. Hankintalakeihin on otettu vain hankintayksiköitä koskevia velvoitteita ja kyseiset lait koskevat pääosin hankintayksiköiden hankintamenettelyjä hankintasopimuksen solmimiseen asti eivätkä puutu sopimuskaudella tapahtuviin toimiin. Lisäksi hankintalakien oikeussuojajärjestelmä on rakennettu markkinoilla olevien tarjoajien eikä valitun sopimuskumppanin suojaamiseksi. Hankintalakien muuttamista ei näiden syiden takia katsottu mahdolliseksi. Sen sijaan erilliseen ja uuteen lakiin voidaan koota sähköistä laskutusta koskevia säännöksiä yli sektorirajojen. Siihen voidaan lisäksi ottaa sekä laskun lähettäjiä että laskun vastaanottajia koskevia velvoitteita ja oikeuksia. 

3.2.4  Oikeussuojakeinot ja valvonta

Verkkolaskudirektiivissä ei säännellä sähköisen laskutuksen osapuolten oikeussuojakeinosta tai direktiivin mukaisten velvoitteiden noudattamisen viranomaisvalvonnasta. Verkkolaskudirektiivin kansallisen toimeenpanon valmisteluryhmässä käsiteltiin seuraamusasiaa ja enemmistön kanta oli, ettei uusiin oikeussuojakeinoihin tai valvontatehtäviin ole tarvetta. Hallituksen esityksen luonnoksesta annetussa lausuntopalautteessa asiaan kiinnitettiin huomiota, joten jatkovalmistelussa asiaa arvioitiin uudelleen. Päädyttiin kuitenkin siihen, ettei uusista oikeussuojakeinoista tai valvontatehtävistä säätäminen olisi edelleenkään tarpeen. Sähköisestä laskutuksesta tulisi ehdotetun lain mukaan ensisijaisesti määrätä osapuolten välisessä sopimuksessa, jolloin sähköisestä laskutuksesta kieltäytyminen olisi sopimusrikkomus josta seuraisi sopimuksen osoittama seuraamus. Lisäksi lainsäädännön erillisseuraamukset sähköisen laskun vastaanottamisesta tai lähettämisestä kieltäytymisestä voivat pienten toimijoiden näkökulmasta helposti muodostua kohtuuttomiksi tai liian pitkälle meneviksi. Siten tilanteissa, joissa lakia ei noudatettaisi eikä sopimuksessa olisi asiasta tarkemmin sovittu, olisivat yleiset oikeussuojakeinot osapuolten käytössä. Näitä ovat esimerkiksi hallintokantelu ja vahingonkorvauskanteet. Hallitus tulee kuitenkin seuraamaan esitetyn lain noudattamista ja ryhtyy tarvittaessa lainsäädäntötoimenpiteisiin riittävän oikeussuojan ja lain noudattamisen varmistamiseksi. 

3.2.5  Sähköiset kuitit keskeisessä roolissa taloushallinnon digitalisaatiossa

Taloushallinnon täydellinen automaatio edellyttää sähköisen laskutuksen lisäksi myös muiden kirjanpidon tapahtumatietojen digitalisaatiota. Etenkin koneellisesti luettavien ja standardoitujen sähköisten ostokuittien käsittely lisäisi huomattavasti taloushallinnon tehokkuutta. Suomen Pankin vuoden 2017 maksuliiketilaston mukaan Suomessa tehtiin vuodessa 1,65 miljardia korttimaksua. EKP:n johdolla toteutetun, koko euroalueen kattavan käteisen käyttötutkimuksen (Occasional Paper Series The use of cash by households in the euro area, No 201/November 2017) mukaan Suomessa myös maksetaan edelleen euromääräisesti noin kolmannes maksuista ja jopa puolet maksutapahtumista käteisellä. 

Sähköisten kuittien käyttöönottoa on edistetty eri hankkeissa. Taloushallintoliiton koordinoimassa TALTIO-hankkeessa määriteltiin muun muassa ratkaisuja, joilla voidaan päästä maksamisen yhteydessä syntyvistä paperikuiteista ja kuittien kuvista eroon. Hanke toteutettiin vuosina 2016—2017 ja sitä rahoitti liikenne- ja viestintäministeriö. Tavoitteena oli saada taloustieto välittymään järjestelmästä toiseen standardissa ja rakenteisessa muodossa. Hankeen piloteissa maksamisen yhteydessä syntyvä kuittitieto digitalisoitiin ja siirrettiin rivitasolla ohjelmista toiseen rakenteisessa muodossa. Myyjän kassajärjestelmästä muodostuisi näin rakenteinen kuittitieto, joka välittyy ostajan valitsemaan taloushallinnonjärjestelmään. TALTIO-hankkeen standardeja ja toimintamalleja viedään käytäntöön uudessa Teknologiateollisuuden Reaaliaikatalous RTECO -projektissa. RTECO eKuitti -hankeosan rahoittaa Business Finland. 

Taloushallinnon automaation kehittämisen keskeisin hanke Suomessa on ollut Aalto yliopiston ja Tiedon Real Time Economy (RTE) tutkimushanke, jonka juurten voidaan katsoa ulottuvan yhtenäisen euromaksualueen (SEPA) luomiseen vuonna 2006. RTE on koonnut yhteen kansalliset toimijat ja heidän kehityshankkeensa, kuten TALTIO, XBRL-taksonomia ja viranomaisraportointi. 

Verkkolaskudirektiivin kansallisen toimeenpanon valmisteluryhmä on työssään selvittänyt eurooppalaisen laskustandardin soveltuvuutta sähköisten kuittien välittämiseen. Selvityksessä ilmeni, että standardi soveltuu pääosin myös kuittien välitykseen. Työryhmän mukaan kehityksen suunnan näyttämiseksi voisi lainsäädännössä asettaa hankintayksiköille velvollisuuden vastaanottaa ja käsitellä eurooppalaisen laskustandardin mukaisia sähköisä kuitteja. Työryhmä katsoi, että tällainen sääntely kannustaisi hankintayskiköitä julkisissa hankinnoissa vaatimaan sähköisiä kuitteja sopimuskumppaneiltaan. Tämä vähentäisi merkittävästi ostokuittien vaatimia manuaalisia työvaiheita julkisessa hallinnossa. Julkishallinto voisi myös toimia esimerkkinä muille yhteiskunnan toimijoille ja näin levittää sähköisten kuittien käyttöä. Esimerkiksi valtionhallinnossa, jossa käsitellään vuosittain noin 600 000 kuittia, voisi syntyä säästöä noin 30 henkilötyövuotta tai 2 miljoonaa euroa, kun ostokuittien tiedot saataisiin välittymään suoraan matka- ja kuluhallintajärjestelmään sekä laskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmään. On arvioitu, että Manner-Suomen kunnissa ostokuittien määrä olisi noin 34 miljoonaa. 

Kyseinen sääntely edellyttäisi hankintayskiköiden käyttämien taloushallinnon järjestelmien päivittämistä tai uusimista vähintään siten, että ne pystyisivät ottamaan vastaan sähköisiä kuitteja. Tämä muutos on valmisteille valtionhallinnon järjestelmään. Muutos ei ole suuri. 

Tyypillinen toimintatapa on, että kuitit skannataan tai kuvataan ja viedään kulujen hallintajärjestelmään kuvina. Myös sähköisestä kuitista voidaan tuottaa kuva. Täydellinen automaatio edellyttää suurempia muutoksia järjestelmiin. Tämän lisäksi myös myyjien tulisi mukauttaa kassajärjestelmiään. Näitä muutoksia on selvitetty edellä mainituissa TALTIO- ja RTECO-hankkeissa. Muutokset ovat pieniä uudempiin kassajärjestelmiin. Vanhoihin kassajärjestelmiin muutoksen tekeminen voi osoittautua mahdottomaksi. Vanhimpien kassajärjestelmien uusiminen on ajankohtaista useista syistä. 

Harmaan talouden torjunnassa kartoitetaan erilaisia keinoja kuittiväärennösten estämiseen. Yksi vaihtoehto on käyttää hyödyksi sähköisiä kuitteja. Tämän mahdollisuuden selvittely on alussa. Muihin mahdollisiin ratkaisuihin verrattuna se on varsin kustannustehokas. Muut ratkaisut edellyttävät erillisen ulkoisen komponentin tai ohjelmistomoduulin asennusta. 

3.2.6  Tietosuoja

Verkkolaskudirektiivin 8 artikla sisältää säännökset tietosuojasta. 8 artiklan 1 kohdan mukaan verkkolaskudirektiivi ei vaikuta tietosuojaa koskevan unionin ja kansallisen lainsäädännön soveltamiseen. Euroopan tietosuojavaltuutettu painotti komission direktiiviehdotuksesta antamassaan lausunnossaan 11 päivänä marraskuuta 2013 (EUVL C 38, 8.2.2014, s. 2) olevan erityisen tärkeä direktiivissä selventää, että voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä sovelletaan täysimääräisesti myös sähköiseen laskutukseen.  

Verkkolaskudirektiivin 8 artiklan 2 kohdan mukaan sähköistä laskutusta varten saatuja henkilötietoja saa käyttää yksinomaan tuohon tarkoitukseen tai sen kanssa yhteensopiviin tarkoituksiin, jollei unionin tai kansallisessa lainsäädännössä toisin säädetä ja sanotun rajoittamatta niiden poikkeusten ja rajoitusten soveltamista, joista säädetään yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta 24 päivänä lokakuuta 1995 annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin 95/46/EY, jäljempänä henkilötietodirektiivi, 13 artiklassa.  

Euroopan unionin lainsäädäntö henkilötietojen käsittelystä on uudistettu verkkolaskudirektiivin antamisen jälkeen. Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta, jäljempänä yleinen tietosuoja-asetus, annettiin 27 päivänä huhtikuuta 2016. Yleinen tietosuoja-asetus tuli voimaan 24 päivänä toukokuuta 2016 ja sen soveltaminen alkoi 25 päivänä toukokuuta 2018. Henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön kokonaisuudistuksen tavoitteena on ollut luoda Euroopan unionille ajanmukainen, vahva, yhtenäinen ja kattava tietosuojakehys. Uudistus on ollut tarpeellinen informaatioteknologian nopean kehityksen ja jäsenvaltioiden hajanaisten henkilötietojen suojaa koskevien säädösten ja niiden epäyhtenäisen soveltamisen vuoksi. Yleinen tietosuoja-asetus on sellaisenaan jäsenvaltioissa sovellettavaa oikeutta.  

Yleinen tietosuoja-asetus jättää jäsenvaltioiden lainsäätäjille jonkin verran kansallista, asetuksen säännöksiä täsmentävää ja täydentävää liikkumavaraa. Hallitus on esityksessään eduskunnalle 1 päivänä maalisuuta 2018 EU:n yleistä tietosuoja-asetusta täydentäväksi lainsäädännöksi (HE 9/2018 vp) esittänyt, että henkilötietolaki kumotaan ja säädetään uusi henkilötietojen suojaa koskeva yleislaki, tietosuojalaki, jolla täsmennetään ja täydennetään yleistä tietosuoja-asetusta.  

Yleisen tietosuoja-asetuksen 94 artiklan mukaan viittauksia kumottuun henkilötietodirektiiviin pidetään viittauksina yleiseen tietosuoja-asetukseen. Henkilötietodirektiivin 13 artiklan vastinpari yleisessä tietosuoja-asetuksessa on 23 artikla. Sen mukaan jäsenvaltiot voivat lainsäädäntötoimenpiteillä rajata asetuksessa säädettyjen velvollisuuksien ja oikeuksien soveltamisalaa, jos kyseisessä rajoituksessa noudatetaan perusoikeuksia ja -vapauksia ja se on demokraattisessa yhteiskunnassa välttämätön ja oikeasuhteinen toimenpide, jotta voidaan taata tiettyjä asetuksessa mainittuja etuja. Näitä ovat muun muassa puolustus, yleinen turvallisuus, rikosten ennalta estäminen ja tutkinta sekä oikeudellisen riippumattomuuden ja oikeudellisten menettelyjen suojelu. 

Verkkolaskudirektiivin 8 artiklan 3 kohdan mukaan jäsenvaltioiden on varmistettava, että sähköisen laskutuksen yhteydessä kerättyjen henkilötietojen julkaisemista koskevat järjestelyt vastaavat avoimuuden ja vastuuvelvollisuuden osalta tällaisen julkaisemisen tarkoitusta ja ovat yksityisyyden suojaa koskevan periaatteen mukaiset, sanotun kuitenkaan rajoittamatta direktiivin 95/46/EY 13 artiklassa säädettyjen poikkeusten ja rajoitusten soveltamista. Henkilötietojen julkisuudesta säädetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999), jäljempänä julkisuuslaki. Julkisuuslaki tulee sovellettavaksi niiden hankintayksköiden osalta, jotka ovat julkisuuslain 4 §:ssä tarkoitettuja viranomaisia tai jos niiden on muualla laissa olevan säännöksen perusteella noudatettava sanottua lakia. Muun hankintayksikön kuin viranomaisen järjestämään tarjouskilpailuun osallistuneen oikeuteen saada tieto tarjouksen käsittelyä varten laadituista ja saaduista asiakirjoista sekä hankintayksikön palveluksessa olevan vaitiolovelvollisuuteen sovelletaan, mitä julkisuuslaissa säädetään asianosaisen oikeudesta asiakirjaan, asiakirjan julkisuuden määräytymisestä sekä tiedonsaantia koskevan asian käsittelemisestä ja ratkaisemisesta. 

Yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan ja sitä täydentävää kansallista tietosuojasääntelyä tullaan eduskunnan sen hyväksyttyä soveltamaan myös sähköisen laskutuksen edellyttämään henkilötietojen käsittelyyn. Täten esimerkiksi säännökset henkilötietojen käsittelyn edellytyksistä sekä rekisteröidyn oikeuksista, tulevat sovellettaviksi myös sähköisessä laskutuksessa. Sähköisessä laskutuksessa tuleekin huomioida, että laskujen henkilötietojen käsittely edellyttää aina lakiin perustuvaa käsittelyperustetta. Käsittelyn oikeusperuste vaikuttaa merkittävästi siihen, mitä oikeuksia rekisteröidyllä on suhteessa rekisterinpitäjään. Sähköisessä laskutuksessa tulee muutoinkin varmistua tietosuojan ja tietoturvan riittävästä tasosta. 

Yllä kuvattu julkisuus- ja tietosuojasääntely huomioiden voidaan pitää tarpeettomana säätää erikseen henkilötietojen suojasta tai julkisuudesta ehdotetussa laissa hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta.