Användar- och resanderegistret i systemet för rese- och kostnadshantering
1. Syftet med behandlingen av personuppgifter samt den rättsliga grunden för behandlingen
Personuppgifterna i användar- och resanderegistret i systemet för rese- och kostnadshantering behandlas i syfte att upprätta resplaner, att specificera och motivera resekostnader och andra kostnader samt att kontera och sakgranska reseräkningar och omkostnadsfakturor och godkänna dem för utbetalning.
Rättslig grund eller rättsliga grunder för behandlingen
- Lagstadgad skyldighet för den personuppgiftsansvarige, artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen och 6 § i reglementet för riksdagens kansli (1480/2015).
2. Personuppgifter som behandlas och var uppgifterna kommer från
De registrerade är riksdagsledamöter, personer anställda av riksdagen eller utomstående som får reseersättning eller annan ersättning. Följande uppgifter registreras om de registrerade:
- Förnamn, efternamn, personbeteckning, personnummer, hemadress, e-postadress och telefonnummer.
- Anställningens start- och slutdatum, organisatoriska uppgifter om personen för kontering av resekostnader, bankkontonummer och land.
- Användarnamn i M2 eller Virtu, uppgifter om resor, kostnader och körningar, uppgifter om köp med betalkort och på resekonto, användarroll och betalningsslag i årsanmälan.
Uppgifterna kommer direkt från den registrerade eller den som agerar för dennes räkning.
3. Personuppgifternas mottagare eller mottagarkategorier
Personuppgifterna behandlas av de tjänstemän vid riksdagen vars arbetsuppgifter innefattar rese- och kostnadshantering. Uppgifter överförs till utomstående när det är nödvändigt, exempelvis till en bank för betalning av rese- eller kostnadsersättning. Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) förvaltar M2-systemet och har därmed åtkomst till det för underhåll och utveckling.
Till den som begär det lämnas uppgifter ut i
enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.
Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring, opinionsundersökningar eller marknadsundersökningar, om det inte föreskrivs särskilt om utlämnande för det ändamålet.
4. Överföring till tredjeländer
Uppgifterna överförs inte till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
5. Personuppgifternas lagringstid
Lagringstiderna för personuppgifterna i registret grundar sig på den lagstiftning som föreskriver om lagring av bokföringsmaterial. Servicecentret (Palkeet) ansvarar för lagringen av personuppgifterna i registret.
6. Automatiserat beslutsfattande och profilering
Registrerade personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller för profilering.
7. Den registrerades rättigheter
Läs mer om registrerades rättigheter
8. Den personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter
Riksdagens kansli
Förvaltnings- och serviceavdelningen
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: taloushallinto@riksdagen.fi
Dataskyddsombudet
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: tietosuojavastaava@riksdagen.fi
Riksdagens säkerhetspost är ett säkert sätt att skicka känslig och sekretessbelagd information till riksdagens kansli.
Läs anvisningen om säkerhetspost innan du använder tjänsten.
13.1.2019