Rekryteringsregistret
1. Syftet med behandlingen av personuppgifter samt den rättsliga grunden för behandlingen
Rekryteringsregistret används för att hantera ansökningar under en rekryteringsprocess och administrera de rekryterande personernas användarrättigheter. När en tjänst tillsätts används det elektroniska systemet Valtiolle.fi (www.valtiolle.fi). För sommaranställningar och arbetslivsorientering (prao) för grundskoleelever tillämpas direktrekrytering. I sådana fall används plattformen Webropol (www.webropol.fi).
En rekryteringsprocess kan inbegripa en personbedömning. Syftet är att göra en kartläggning av förutsättningarna och styrkorna hos de bästa kandidaterna i förhållande till vad vakansen kräver.
Personuppgifter behandlas som beslutsunderlag för rekrytering till chefsposter och krävande expertuppgifter.
Personbedömningar kan göras bara med den sökandes samtycke.
Rättslig grund eller rättsliga grunder för behandlingen
- Lagstadgad skyldighet för den personuppgiftsansvarige, en uppgift av allmänt intresse eller myndighetsutövning (6 § i reglementet för riksdagens kansli (1480/2015), lagen om riksdagens tjänstemän (1197/2003), arbetsavtalslagen (55/2001) och artikel 6.1 c och e i dataskyddsförordningen).
2. Personuppgifter som behandlas och var uppgifterna kommer från
Rekryteringsregistret innehåller uppgifter om dem som sökt tjänst eller anställning vid riksdagens kansli.
Följande uppgifter som de som sökt tjänst själva uppgett kommer till registret från Valtiolle.fi: efternamn, förnamn, kontaktuppgifter, kön, examina, utbildning, arbetslivserfarenhet och andra uppgifter som den sökande uppger, exempelvis bifogade betyg och intyg samt uppgift om referenser.
De uppgifter som anknyter till anställarens användarrättigheter är för- och efternamn, kontaktuppgifter och personnumret i Kieku.
Uppgifterna om dem som ansöker om sommarjobb eller praoplats sparas via Webropol. Följande uppgifter som de sökande själva uppgett lagras i systemet: efternamn, förnamn, kontaktuppgifter, den sökandes självpresentation, eventuell utbildning och arbetslivserfarenhet samt annat som den sökande uppger.
Personbedömning
De registrerade är personer som sökt chefsposter och krävande expertuppgifter och som hör till de starkaste kandidaterna. Följande uppgifter som den registrerade själv uppger registreras: efternamn, förnamn och sökt anställning/tjänst, konsultbedömning av lämplighet för vakansen.
3. Personuppgifternas mottagare eller mottagarkategorier
Personuppgifterna i rekryteringsregistret behandlas av anställda inom riksdagens personalförvaltning och den chef som ansvarar för den enskilda rekryteringen. För drift och utveckling av registret har berörda externa aktörer åtkomst till Valtiolle.fi och Webropol.
De uppgifter som gäller personbedömningar behandlas endast av den chef som ansvarar för rekryteringen i fråga och av den som gör personbedömningen.
Till den som begär det lämnas uppgifter ut i
enlighet med lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Uppgifter och handlingar är offentliga om de inte uttryckligen är sekretessbelagda enligt lag.
Uppgifter lämnas inte ut för direktmarknadsföring, opinionsundersökningar eller marknadsundersökningar, om det inte föreskrivs särskilt om utlämnande för det ändamålet.
4. Överföring till tredjeländer
Uppgifterna överförs inte till länder utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
5. Personuppgifternas lagringstid
De uppgifter som samlas in under en rekryteringsprocess gäller och finns i registret i två år. I systemet Valtiolle.fi raderas ansökningarna sex månader efter det att processen slutförts. Vid direktrekrytering finns ansökningarna kvar i registret i sex månader.
Uppgifterna om en rekryterare raderas ur Valtiolle.fi senast när den personens tjänsteförhållande upphör. Personbedömningarna raderas efter rekryteringsprocessen.
6. Automatiserat beslutsfattande och profilering
Registrerade personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller för profilering.
7. Den registrerades rättigheter
Läs mer om registrerades rättigheter
8. Den personuppgiftsansvariges och dataskyddsombudets kontaktuppgifter
Riksdagens kansli
Personaltjänster
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: henkilostopalvelut@riksdagen.fi
Dataskyddsombudet
Mannerheimvägen 30, 00102 RIKSDAGEN
Tfn +358 9 4321 (växel)
E-post: tietosuojavastaava@riksdagen.fi
Riksdagens säkerhetspost är ett säkert sätt att skicka känslig och sekretessbelagd information till riksdagens kansli.
Läs anvisningen om säkerhetspost innan du använder tjänsten.
10.1.2020