Bakgrund 

Enligt 4 § i lagen om Folkpensionsanstalten övervakas Folkpensionsanstaltens förvaltning och verksamhet av en fullmäktige som väljs av riksdagen. Fullmäktiges uppgifter anges i 5 § i lagen. Närmare bestämmelser om fullmäktiges uppgifter finns i instruktionen för fullmäktige, som riksdagen beslutar om. 

Fullmäktiges uppgifter har ändrats genom en lagändring som trädde i kraft den 1 juli 2024 (331/2024, RP 39/2024 rd). Innan den ovannämnda lagändringen var det fullmäktiges uppgift att för Folkpensionsanstalten utse ett behövligt antal revisorer och revisorssuppleanter, av vilka minst två revisorer och revisorssuppleanter skulle vara CGR- eller OFGR-revisorer. Det var också fullmäktiges uppgift att fastställa en instruktion för revisorerna. Lagen ändrades så att fullmäktige ska utse en revisor och vid behov en revisorssuppleant för att granska Folkpensionsanstaltens bokföring, bokslut och förvaltning. Genom lagändringen avskaffades det organ som bestod av revisorer (två professionella revisorer samt riksdagsledamöter som fungerar som revisorer) utsedda av Folkpensionsanstaltens fullmäktige och nu genomförs revisionen enbart som professionell revision. Till följd av ändringen måste instruktionen för fullmäktige uppdateras så att fullmäktige inte beslutar om arvodet för revisorerna och grunderna för resekostnaderna. 

Utöver de ändringar som följer av lagändringarna måste instruktionen för fullmäktige uppdateras i fråga om fullmäktigeledamöternas deltagande i sammanträden via distansförbindelse och elektroniskt undertecknande av handlingar. 

Enligt 3 § 2 punkten i instruktionen för fullmäktige ska fullmäktige fastställa arvodet för Folkpensionsanstaltens revisorer och grunderna för ersättande av deras resekostnader. Med stöd av den här bestämmelsen har fullmäktige fastställt arvodet för de riksdagsledamöter som fungerar som revisorer och grunderna för ersättande av deras resekostnader. För Folkpensionsanstaltens revision svarar i och med lagändringen en professionell revisor eller revisionssammanslutning som fullmäktige utser utifrån konkurrensutsättning i enlighet med lagen om offentlig upphandling och koncession (1397/2016). Därmed är 3 § 2 punkten i instruktionen för fullmäktige onödig och ska upphävas. 

I 3 § 1 och 3 punkten i instruktionen hänvisas det till revisorer i flertal. För tydlighetens skull finns det också till denna del orsak att ändra 3 § i instruktionen språkligt. 

Till följd av de nämnda ändringarna föreslås det att 3 § ändras i sin helhet. 

Enligt 4 § 1 mom. i instruktionen för fullmäktige sammanträder fullmäktige på kallelse av fullmäktiges ordförande. Enligt 5 § i instruktionen för fullmäktige är fullmäktiges sammanträde beslutfört med minst åtta ledamöter närvarande. I bestämmelserna anges det inte huruvida det förutsätts att minst åtta fullmäktigeledamöter fysiskt befinner sig på samma plats för att mötet ska vara beslutfört. För att skapa klarhet i situationen föreslås det att bestämmelser om fullmäktiges möjlighet att sammanträda på distans fogas till 4 § i instruktionen. 

Det föreslås att det till paragrafen fogas ett 4 mom., enligt vilket fullmäktigeledamöter kan delta i sammanträden med hjälp av it-utrustning och it-anslutning (distansanslutning). Enligt förslaget är en förutsättning för att distansanslutning ska kunna användas att de som deltar i sammanträdet har en informationssäker förbindelse med varandra. Kravet på informationssäkerhet är en rättslig förutsättning för att fullmäktige ska kunna sammanträda på distans. Om sammanträdets ordförande upptäcker att informationssäkerheten konkret har äventyrats under sammanträdet, måste han eller hon avbryta eller avsluta sammanträdet genast. 

Enligt det föreslagna nya 5 mom. ska det vid sammanträden som ordnas med distansanslutning ses till att sammanträdet kan genomföras konfidentiellt och att utomstående inte får information om de ärenden eller handlingar som behandlats under sammanträdet innan de blir offentliga. 

Fullmäktiges sammanträden är inte offentliga. De handlingar från ett sammanträde som inte är sekretessbelagda blir offentliga först när protokollet för sammanträdet har undertecknats efter justering. Fullmäktiges ordförande svarar för att fullmäktiges diskussioner kan föras konfidentiellt också via distansanslutning och att utomstående inte i förtid får kännedom om sammanträdets handlingar eller de uppgifter som finns i dem. Således ska den som deltar i sammanträdet via distansanslutning inte exempelvis delta i andra möten samtidigt och på så sätt äventyra förutsättningarna att genomföra sammanträdet konfidentiellt. Fullmäktiges ordförande ska avbryta eller avsluta sammanträdet om han eller hon upptäcker att konfidentiella diskussioner eller uppgifter riskerar att komma till utomståendes kännedom. 

Den som deltar i ett sammanträde via distansanslutning ska enligt förslaget se till att ingen utomstående befinner sig i samma rum som han eller hon under sammanträdet. Den som deltar i sammanträdet via distansanslutning ska för att säkerställa att sammanträdet kan genomföras konfidentiellt själv se till att ingen under sammanträdet befinner sig i eller kommer in i det rum där han eller hon distansarbetar. Om någon utomstående trots allt kommer in i rummet ska den som deltar i sammanträdet via distansanslutning underrätta ordföranden om detta. Ordföranden ska då besluta om åtgärder för att återställa konfidentialiteten eller om att sammanträdet ska avbrytas eller avslutas. 

Det föreslås också att det till 6 mom. fogas ett förbud mot att behandla sekretessbelagda handlingar eller ärenden vid sammanträden som ordnas med distansanslutning. Bestämmelsen behövs eftersom det åtminstone tills vidare inte finns någon sådan lösning för sammanträden som ordnas med distansanslutning som garanterar att villkoren för korrekt behandling av sekretessbelagda ärenden uppfylls. 

De föreslagna tilläggen till paragrafen medför flexibilitet i sammanträdesarrangemangen. Ordföranden kan efter eget gottfinnande kalla fullmäktigeledamöterna till ett sedvanligt fysiskt sammanträde, ett sammanträde på distans eller ett sammanträde i hybridform. Vid ett sammanträde i hybridform befinner sig en del av deltagarna fysiskt på samma plats och en del deltar via distansanslutning. 

Enligt 8 § i instruktionen undertecknar ordföranden och sekreteraren expeditioner och andra handlingar på fullmäktiges vägnar. Det föreslås att det till paragrafen fogas en bestämmelse om möjligheten att underteckna handlingar elektroniskt. En elektronisk underskrift görs med hjälp av ett identifieringsverktyg och den ska uppfylla kraven på avancerad elektronisk underskrift enligt eIDAS-förordningen (EU) nr 910/2024. Tack vare möjligheten att använda elektroniska underskrifter kan fullmäktiges sammanträdesprotokoll offentliggöras snabbare, eftersom det går att underteckna handlingar utan att det krävs ett fysiskt sammanträde eller att handlingarna skickas per post. 

Ändringen av instruktionen för Folkpensionsanstaltens fullmäktige föreslås träda i kraft så snart som möjligt. 

Beredning av förslaget 

Talmanskonferensens förslag har beretts som ett tjänsteuppdrag vid riksdagens kansli utifrån fullmäktiges förslag.