1. Bakgrund och beredning

Vid utrednings- och informationsavdelningen finns enligt reglementet för riksdagens kansli (1480/2015) riksdagsinformationen, interna utredningstjänsten och Riksdagsbiblioteket. Avdelningen ska sköta riksdagsinformationen, utredningstjänsten samt biblioteks- och arkivtjänsterna. 

Riksdagsinformationen bistår med informationsexpertis och svarar för informationen till medier och medborgare, webbkommunikationen och internkommunikationen. Interna utredningstjänsten svarar för utredningstjänster, ekonomiska beräkningar, webbaserade informationstjänster och för mediebevakning. Riksdagsbiblioteket betjänar riksdagen och är centralarkiv för riksdagen samt offentligt centralbibliotek för juridisk kunskap, samhällskunskap och riksdagskunskap. 

Chefen för en underenhet har vid sidan av sin egen befattning varit chef för utrednings- och informationsavdelningen. De olika enheterna har arbetat tämligen åtskilt från varandra och förutsättningarna för samarbete har varit otillräckliga. Det har bidragit till överlappande tjänster och en oflexibel användning av resurser och kompetens. Avdelningen har också saknat en gemensam verksamhetskultur. 

Det kan inte längre anses vara ändamålsenligt att chefen för en enhet leder hela avdelningen. Enheterna är sinsemellan av olika slag och också deras kundkrets skiljer sig från varandra. Det är tämligen utmanande att leda tre olika typer av enheter; det tillåter inte tillräcklig kännedom om de olika enheternas verksamhet och stöder inte utvecklandet av funktionerna. 

Ett problem i avdelningens nuvarande struktur kan anses vara dels att uppgifterna överlappar varandra, dels att enheterna utvecklas i olika riktning. Det leder också lätt till en ojämn fördelning av arbetsuppgifter och resurser. Situationen har försvårat såväl samarbetet och växelverkan mellan enheterna som uppkomsten av en god verksamhetskultur. Organisationsmodellen stöder inte heller en effektiv utveckling av verksamheten. 

Riksdagsbiblioteket är en central aktör vid riksdagens kansli. Biblioteket betjänar såväl riksdagsledamöter som andra riksdagskunder och är ett för alla öppet bibliotek som förmedlar juridisk, samhällelig och riksdagsrelaterad information. Biblioteket har varit öppet för allmänheten sedan 1913. 

Bestämmelser om Riksdagsbiblioteket finns förutom i reglementet för riksdagens kansli också i lagen om Riksdagsbiblioteket (717/2000), riksdagens arbetsordning (40/2000) och reglementet för Riksdagsbiblioteket (724/2000). Regleringen av biblioteket är detaljerad och mångskiktad i förhållande till bibliotekets administrativa ställning och uppgifter. 

Lagen om Riksdagsbiblioteket stiftades år 2000, då Riksdagsbiblioteket överfördes till riksdagens kansli vid en omorganisering av riksdagens utrednings- och informationsverksamhet. Riksdagsbiblioteket har en av riksdagen utsedd styrelse med fem riksdagsledamöter, tre personer som står utanför riksdagen och av vilka en är sakkunnig inom statsförvaltningen, en inom den rättsvetenskapliga forskningen och en inom den statsvetenskapliga forskningen samt en representant för Riksdagsbibliotekets personal. 

Bibliotekets styrelse ska enligt 3 § i lagen behandla de viktigaste frågorna i anknytning till bibliotekets verksamhet och utveckling och årligen avge en berättelse över bibliotekets verksamhet till riksdagen. I 9 § i reglementet för riksdagsbiblioteket föreskrivs det närmare om styrelsens uppgifter. Uppgifterna är till sin art beredning för beslutsfattande och styrelsen kan karakteriseras som ett sakkunnigorgan. 

Vid behandlingen av propositionen i ärendet konstaterade grundlagsutskottet i sitt betänkande att Riksdagsbibliotekets nya organisatoriska ställning kunde regleras också genom sådana författningar som nämns i grundlagen (GrUB 10/2000 rd — RP 68/2000 rd). En sådan författning är till exempel reglementet för riksdagens kansli. 

Talmannen tillsatte den 24 juni 2020 en arbetsgrupp vid riksdagens kansli för att utreda organiseringen av riksdagsinformationen, riksdagens utredningstjänst samt biblioteks- och arkivverksamheten. Arbetsgruppen överlämnade sin promemoria den 18 december 2020. Riksdagens kanslikommission godkände den 17 juni 2021 en omorganisering av riksdagsinformationen, riksdagens utredningstjänst samt biblioteks- och arkivverksamheten i enlighet med arbetsgruppens promemoria. Den 29 juni 2021 tillsatte talmanskonferensen en tjänstemannaarbetsgrupp för att bereda de ändringar som följer av den föreslagna reformen och andra eventuella ändringar av reglementet för riksdagens kansli och andra författningar. 

Det nu föreliggande förslaget har beretts i arbetsgruppen. Under arbetets gång har arbetsgruppen hört ordföranden för Riksdagsbibliotekets styrelse riksdagsledamot Pauli Kiuru och kulturutskottets ordförande riksdagsledamot Paula Risikko samt kulturrådet Leena Aalto från undervisnings- och kulturministeriet, som företräder bibliotekets användare utanför styrelsen. Arbetsgruppen hörde också företrädare för riksdagens personalorganisationer. 

2. Förslagen och deras konsekvenser

De nämnda problemen kräver en bättre fungerande organisations- och regleringsmodell. De nuvarande tjänsterna vid utrednings- och informationsavdelningen och avdelningens organisation bör utvecklas så att de brister som upptäckts kan avhjälpas. Det finns anledning att revidera avdelningens ledningsmodell så att ansvaret för avdelningen inte anvisas en person som särskilt uppdrag vid sidan av ansvaret för ledningen av en enhet vid avdelningen. Det möjliggör en god personalledning samt utveckling och tillhandahållande av tjänster utifrån efterfrågan. Också bestämmelserna om Riksdagsbiblioteket bör förenklas och i huvudsak placeras i reglementet för riksdagens kansli. 

Talmanskonferensen föreslår i enlighet med beredningsgruppens uppfattning en organisationsmodell där utrednings- och informationsavdelningen leds av en utrednings- och informationsdirektör. En tjänst som utrednings- och informationsdirektör ingår redan nu i förteckningen över så kallade specificerade tjänster i 4 § 2 mom. 1 punkten i lagen om riksdagens tjänstemän (1197/2003). Kanslikommissionen beslutade den 9 september 2021 att inrätta en särskild tjänst som utrednings- och informationsdirektör från och med den 1 januari 2022. 

Enligt förslaget ska det vid utrednings- och informationsavdelningen finnas en kommunikationsenhet och en enhet för kunskapsstöd, vilka leds och utvecklas av särskilda chefer. Kommunikationsenheten svarar för tjänster för media och information och kommunikation om aktuella frågor samt för webbtjänster och tjänster för medborgare. Enheten för kunskapsstöd ska tillhandahålla utredningstjänster, analyser, ekonomiska beräkningar och informationssökningstjänster samt dessutom svara för mediebevakning, webbaserade informationstjänster, bibliotekstjänster, arkivtjänster och ärendehantering i förvaltningsärenden. 

I denna modell bildar avdelningschefen och enhetscheferna en ledningsgrupp för avdelningen. Ledningsgruppen stöder avdelningschefen och samordnar avdelningens verksamhet. Den föreslagna organisationsmodellen ger förutsättningar att skapa en enhetligare verksamhetskultur inom avdelningen än tidigare, möjliggör en effektivisering av avdelningens verksamhet och stödjer utvecklandet av verksamheten. Modellen skulle ge bättre förutsättningar för internt samarbete inom avdelningen än de nuvarande isolerade enheterna. Denna ledningsmodell används i stor utsträckning vid riksdagens kansli och har fungerat mycket bra. 

När organisationsreformen har genomförts blir det aktuellt att utveckla tjänsterna. Dessutom finns det anledning att bedöma om det är möjligt att använda personalresurserna på ett flexiblare sätt inom avdelningen och om också innehållet i enheternas uppgifter bör utvecklas. Vidare ska det bedömas hur resurserna kan fördelas ändamålsenligt mellan enheterna och hur samarbetet mellan dem kan utvecklas. 

Riksdagsbibliotekets tjänster ska i fortsättningen utgöra en del av enheten för kunskapsstöd. Biblioteket ska dock liksom tidigare betjäna såväl ledamöter och riksdagsanställda som utomstående kunder. 

Styrelsen för Riksdagsbiblioteket är enligt de gällande bestämmelserna inte ett organ som fattar beslut. Dess uppgifter är till stor del sakkunniguppgifter. Biblioteket behöver också i fortsättningen höra företrädare för användarkretsen och hålla kontakt med aktörer som företräder rätts- och samhällsvetenskaperna samt statsförvaltningen. Behovet av att höra kundkretsen gäller de facto hela utrednings- och informationsavdelningen. Ett ändamålsenligt sätt att inhämta kundernas synpunkter är att ordna möten, sammanträden och kundevenemang för olika användargrupper enligt behov, om det behövs också regelbundet. 

Talmanskonferensen föreslår att Riksdagsbibliotekets styrelse avskaffas. Dessutom föreslås det att bibliotekets årliga berättelse till riksdagen slopas. 

Riksdagsbehandlingen av berättelsen – med behandling i utskott och plenum – är relativt tung i förhållande till berättelseförfarandets resultat och resultatens vikt. Det är inte heller ändamålsenligt att en servicefunktion vid en avdelning i den nya organisationsmodellen lämnar en berättelse om sin verksamhet till riksdagen. 

När omorganiseringen genomförs är lagen om Riksdagsbiblioteket inte längre behövlig. Riksdagsbiblioteket blir en del av riksdagens kansli och hör i fortsättningen till enheten för kunskapsstöd vid utrednings- och informationsavdelningen. 

Talmanskonferensen anser att lagen om Riksdagsbiblioteket bör upphävas och att behövliga bestämmelser tas in i reglementet för riksdagens kansli. Avskaffandet av Riksdagsbibliotekets styrelse och slopandet av berättelseförfarandet förutsätter dessutom att 15 § i riksdagens arbetsordning upphävs. Upphävandet av lagen om Riksdagsbiblioteket bereds separat genom en lagmotion framställd av en riksdagsledamot. 

I samband med men oberoende av reformen görs också vissa ändringar av teknisk natur vid förvaltnings- och serviceavdelningen. Ändringarna har behandlats i samråd med personalen. 

Förslagen har inga nämnvärda ekonomiska konsekvenser. Till bibliotekets styrelseordförande betalas med stöd av 11 § i bibliotekets reglemente ett arvode som uppgår till en femtondedel av det årsarvode som betalas till honom eller henne enligt lagen om riksdagsmannaarvode (328/1947). De övriga styrelsemedlemmarna får sammanträdesarvode enligt samma grunder som medlemmarna i statliga kommittéer. Förslagen har inga konsekvenser för personalen. 

Omständigheter som inverkar på behandlingen av förslaget

Förslaget avses bli behandlat i samband med behandlingen av den lagmotion om upphävande av lagen om Riksdagsbiblioteket som bereds separat. 

3. Specialmotivering

1. Reglementet för riksdagens kansli 

Det föreslås att beredningen av kansliets ledningsgrupps möten stryks från uppgiftsförteckningen för förvaltnings- och serviceavdelningen, eftersom dessa möten bereds vid generalsekreterarens enhet. Förslaget hänför sig inte till omorganiseringen av utrednings- och informationsavdelningen. 

Enligt den föreslagna paragrafen ska utrednings- och informationsavdelningen sköta riksdagens informations- och kommunikationstjänster samt kunskapsstödstjänster. I paragrafen stryks omnämnandet av biblioteks- och arkivtjänster samt utredningstjänster, som alla i fortsättningen hör till enheten för kunskapsstöd. 

Det föreslås att frasen ”stödtjänster inom informations- och kommunikationsteknik” i 3 mom. stryks. Dessa tjänster överförs till it-byrån, som enligt paragrafens 5 mom. svarar för informations- och kommunikationstekniken. Förslaget hänför sig inte till omorganiseringen av utrednings- och informationsavdelningen. 

I paragrafen görs de korrigeringar som omorganiseringen kräver. Enligt 1 mom. har utrednings- och informationsavdelningen en kommunikationsenhet och en enhet för kunskapsstöd, så som ovan har klargjorts i fråga om omorganiseringen. 

I 2 mom. föreskrivs det om utrednings- och informationsavdelningens uppgifter, som är tjänster för media och information om aktuella frågor samt webbtjänster, tjänster för allmänheten och internkommunikation. Uppgifterna har omformulerats, men de är i stor utsträckning desamma som i den gällande bestämmelsen. 

I paragrafens 3 mom. fastställs uppgifterna för enheten för kunskapsstöd. Enligt den ska enheten tillhandahålla utredningstjänster, analyser, ekonomiska beräkningar och informationssökningstjänster samt svara för mediebevakning, webbaserade informationstjänster, bibliotekstjänster, riksdagens centralarkiv och ärendehantering i förvaltningsärenden. Det föreslås alltså att till momentet fogas tjänster i anslutning till biblioteket och riksdagens centralarkiv samt ärendehantering i administrativa ärenden, som i fortsättningen ska höra till enheten för informationsstöd. 

I 4 mom. föreskrivs det om Riksdagsbibliotekets uppgifter. Omnämnandet av riksdagens centralarkiv har strukits ur momentet. Arkivtjänsterna blir en separat servicefunktion vid enheten för kunskapsstöd. 

I paragrafen föreskrivs det om utrednings- och informationsdirektörens uppgifter. Till hans eller hennes uppgifter som avdelningschef fogas att svara för genomförandet och utvecklandet av kunskapsstödet. 

Ändringarna i reglementet för riksdagens kansli föreslås träda i kraft den 1 januari 2022. Budgettekniska skäl talar för tidpunkten för ikraftträdandet. 

2. Riksdagens beslut om upphävande av 15 § i riksdagens arbetsordning

I 15 § 1 mom. i riksdagens arbetsordning föreskrivs det om val av Riksdagsbibliotekets styrelse och i 2 mom. om bibliotekets årliga berättelse till riksdagen. Det föreslås att paragrafen upphävs, eftersom det i enlighet med vad som anförts ovan föreslås att bibliotekets styrelse avskaffas och den årliga berättelsen till riksdagen slopas. 

Det föreslås att beslutet träder i kraft samtidigt som ändringarna av reglementet för riksdagens kansli och upphävandet av lagen om Riksdagsbiblioteket.